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把你想讓收信人瞭解或去做的事情放在頭三行。接著闡釋原因。你是否有問題要問或者需

要索取一些資訊呢?也放在前三行。是否有一個你想讓收信人清楚的時間或最後期限呢?放在前三行。你

是否要提供一些資訊、建議或指導呢?放在前三行。你是否要提供一個機會或邀請呢?還是要放在前三行。

把你最重要的資訊放在開頭,這樣可以防止收信人沒有時間讀完全部內容而錯過。

如果你有不止一個題目的 Email需要傳送,可以把每個題目單獨傳送一封Email,這樣使收信人更方

便地區分輕重緩急並歸類。

如果Email或者傳真不止傳送給一個人,一定要寫清楚:誰,需要做什麼,在什麼時間。可以採用這

樣的方式:群發給需要負責做某事情的人,抄送給僅僅需要了解資訊的人。

第七部分 書面溝通

進行成功溝通

正如別的書信交流一樣,我們把傳真和 Email搞得越有吸引力,它們被讀到的可能性就越大。對於多

數 Email和傳真,這意味著:

每段大約6行。

段落之間空 1行。

使用數字序號。

使用小標題把更長的資訊分開。

關鍵部分要標示出來。

留出一些空白。

這些簡單的技巧會使你的資訊看起來更具可讀性。

有吸引力

清晰簡潔的語句有助於確保 Email和傳真被對方閱讀。另一個使它們有吸引力的辦法是:

確定對收信人有好處——你的資訊可以滿足他的需要。

使用第二人稱——用“你”這個稱謂。

哪怕你同時寫給幾個人,也要用第二人稱,可以使你的資訊看起來不至於像一篇演說。

迅速

除非公共性的Email,大多數人總是希望在 48小時內得到回應。如果我們沒有時間完全回覆,至少我

們可以簡單地告訴對方我們已經收到了資訊,並且正在處理,然後說我們將會詳細回覆。

如果你在度假,可以考慮把你的郵箱設定為自動回覆,這樣如果你收到的郵件短期內不能回覆,而對

方又在期待你的回覆時,可以避免誤解。

整理清楚

傳真件可能因堆積得亂七八糟而造成丟失,Email的往來也可能會把硬碟弄亂,使資訊難以接受。這

裡介紹一些整理傳真和 Email的小技巧:傳真 Email

把不想要的傳真扔掉刪除不想要的資訊(並定期清空垃圾箱)

把準備日後查閱或記錄的傳真 把你想以後查閱的資訊歸為一類

歸為一類把那些你準備以後處理或回覆的

按需要儘早回覆懸而未決的傳真 郵件列印出來或放在電腦資料夾裡

立即回覆其餘的傳真 立即回覆其餘的郵件

定期檢查你的發件箱和標題資料夾,刪除掉那些不需要的和過期的資訊尊重隱私,節省時間

為什麼沒什麼人喜歡點選“全部回覆”的按鈕回覆郵件呢?除非一個人的熟人圈子非常狹小,每個人

與別人的興趣都非常接近。否則,不可能位址列裡的每個人都會對位址列裡的其他人的愛好感興趣!不要

用這樣的方式浪費人們的時間。

你的Email應當包含多少細節呢?在任何一次交流開始前,首先要思考對方

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