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事（即較不緊迫的事）；③今天“可以”做的事（即不緊迫的事）。�
假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循以上的優先次序辦事並無不妥。可是在多數情況下，愈是重要的事偏偏愈不緊迫。例如參加管理技能訓練、向上級提出改進營運方式的建議、培養接班人、甚至管理者個人的減肥、戒菸、身體檢查、補牙、立遺囑等計劃都是重要的，但卻不是緊迫的事。它們往往因不具緊迫性而被無限期地延遲辦理。至於許多緊迫的事，則往往不具重要性。例如不速之客的拜訪、外來的電話等皆是。按事情的“緩急程度”辦事的管理者不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且使自己經常處於危機或緊急狀態之下。業務報告的編制就是一個典型的例項。任何一位管理者都承認，業務報告的編制是極其緊要的事。但若現在距離提出業務報告的截止日期尚有兩個月時間，則一般管理者大概不會將它視為今天“應該”做的事，更不會將它視為今天“必須”做的事，而極可能將它視為今天“可以”做的事。既然它是“今天可以做的事”，它也是“今天可以不做的事”，因此，它將不斷地被拖延下去。直到截止日期之前數天，這些管理者才如臨大敵般的處理“緊急事件”。結果不是遲交了業務報告，就是草率地應付了事。經過了這一番掙扎之後，這些管理者可能信誓旦旦地下定決心，下一年度的業務報告將提早準備。但是除非他們能徹底改變按“緩急程度”辦事的習慣，否則到了下一年度他們仍將重蹈覆轍。�
管理者不應全面否定按事情的“緩急程度”辦事的習慣。在此需要強調的是，在編列行事次序時應先考慮事情的“輕重”，然後再考慮事情的“緩急”。根據這個見解，各級管理者值得考慮採取的辦事次序應該是：�
（1）重要且緊迫的事；�
（2）重要但不緊迫的事；
（3）緊迫但不重要的事；
（4）不緊迫也不重要的事。
“80/20”原理
按事情的“重要程度”編排行事優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”原理的基礎上。這個原理是十九世紀末期與二十世紀初期的義大利經濟學家兼社會學家維弗烈度·柏瑞圖所提出。它的大意是：在任何特定群體中，重要的因子通常只佔少數，而不重要的因子則佔多數，因此只要能控制具有重要性的少數因子即能控制全域性。這個原理經過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的“80/20”原理——即百分之八十的價值是來自百分之二十的因子，其餘的百分之二十的價值則來自百分之八十的因子。舉例如說明下：�
（1）80％的銷售額是源自20％的顧客；�
（2）80％的生產量是源自20％的生產量；�
（3）80％的病假是由20％的員工所佔用；�
（4）80％的檔案使用量集中於20％的檔案；�
（5）80％的菜是重複20％的菜色；�
（6）80％的垃圾是源自20％的地方；
（7）80％的檔案使用量集中於20％的衣物；
（8）80％的看電視時間都花在20％的節目；�
（9）80％的閱讀的書籍都是取自書架上20％的書籍；�
（10）80％的看報時間都花在20％的版面；�
（11）80％的電話都是來自20％的發話人；�
（12）80％的外出吃飯都前往20％的餐館；�
（13）80％的討論都是出自20％的討論者
（14）80％的教師輔導時間都被20％的學生所佔用。�
“80/20”原理對管理者的時間使用者的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了80％的時間，你也只能取得20％的成效：你應該將時間花於重要的少數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你只花20％的時間，即可取得80％的成效。�
“80/20”原理在企業管理上的應用範圍極為廣泛，現以下面的例項來加以闡明。�
例項一：在存貨管理上，有所謂“ABC分類法”。該分類法是將存貨分為A、B、C三類。A類代表“重要的少數”，這類存貨量少價值高。它們應備受重視而享有最佳的存貨管理，包括最完整的紀錄、最充裕的訂貨等候時間、最小心的保管等。C類存貨則指“瑣碎的多數”。這類存貨量多而價值低，例如
