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要求信的內容包括要求對方開機票，或將某份檔案寄給你等。這類信主要包括對方需要的最基本資訊即可，不需其他太多文字。
6。拒絕信
商務往來中的拒絕信是一個建立自己品牌、宣傳自己的機會。要強調的重點不是對方不適合你，而是雙方互相不適合。還要保持一個開放的心態，表示我們仍有興趣與你合作，如果今後有機會，可以繼續探討合作的可能及合作方式。
電子郵件
Email，或稱電子郵件，是21世紀最方便的工具，同時也是最容易給對方帶來不好印象的工具。前幾年，一個有名的跨國公司的總經理用Email寫了一封言辭嚴厲的郵件給秘書，批評秘書週日來公司給自己開門時遲到（總經理週日臨時請秘書開門），並且將其解僱。這位秘書也不甘示弱，將這封信轉發給全公司的人，還有媒體。事情鬧得很大，最後這位總經理被解僱，當然也沒有其他的公司敢請這位秘書。從這件事中我們可以看到，雖然電子郵件是兩個人之間的溝通，但你在寫郵件的時候，也要意識到這封郵件將來是有可能被公開的。
我先生是一家知名跨國公司的主管。他跟我說他每天收到300～500封郵件。如果把每一封郵件都讀完，那麼他一整天上班的時間可能大部分都要花在處理這些郵件上。這表明現代的商務人士也不太清楚電子郵件的真正用途。首先，電子郵件用來處理簡單的工作，比如安排時間、通知、會面後的跟進；絕對不能用來討論合約、寫建議書、與新客戶溝通等。大部分重要的事情最好還是面對面談，這樣才能觀察到對方的肢體語言、情緒，以及語言背後的一些有效的資訊和感受。
接下來，我們來講寫郵件的過程。
第一，發郵件前需要很清楚地確定收件人、抄送人，避免沒有價值地群發。如果要群發，我會把自己的郵箱寫在收件人一欄，把其他人的郵箱寫在密送一欄，避免有人向這些郵件地址發垃圾郵件。
第二，在發郵件前，問自己有沒有必要發；內容是否準確；如果附件很大，要先通知對方，尋問是否方便接收附件（因為有人收附件不方便）。
第三，注意自己發郵件的時間，確保發信時間準確。
在內容方面，有一個最大原則——KISS：Keep It Short and Simple。即確保商務往來中的電子郵件內容簡短、簡單，表達清晰。
在語氣方面，基本上商業電子郵件還是一個商業信件，所以語氣要儘量保持正式和尊敬。
內容和格式要相符，避免寫太多情感的東西。因為電子郵件沒有正式信件那麼正式，很多人就可以很放鬆地隨便寫寫，甚至在沒有思考周到前就發走，然後又後悔發得太快。
避免：
1．鬼臉：各種表情都讓人覺得不夠職業和成熟。
2．沒有重點的抱怨之詞。
3．轉發很多笑話，以及大眾類、宣傳類的資訊。
4．用郵件表達你的建議。因為對方看不到你的語氣和肢體語言，所以容易產生誤會。
5．跑題。寧可寄兩三封簡短的郵件，也不要來一封長篇大論。
發信後，給對方2~3天回信的機會。這裡列出一些回信的原則：
1．要全部讀完郵件後再回；避免情緒激動的時候回信。
2．回覆群發郵件時，避免發給無關的人。
3．寫清楚主題，並標註緊急程度。緊急程度可以有很多種：FYI——不太重要，Urgent——急件。
4．內容方面有時要避免太簡單，因為對方讀時會容易誤解成你有不耐煩的態度。
5．是否必須以郵件回覆：如果對方的內容中帶有情緒，最好面對面回應。
6．最好24小時內回應，如果你很忙，最好先跟對方發個簡單的郵件表明你已收到了，可是需要多一點時間來準備或處理，並且告訴對方一個時間讓他有適當的期待。
7．如果你出去度假，在自動回覆中最好列有其他人的聯絡方式。
8．如果收到群發、需要大家討論某一問題的郵件，最好讀完所有的郵件內容之後再回復，避免重複。
最後在發郵件的時候，注意避免以下問題，以免給對方帶來不便：
1．過長的簽名檔。
2．發無關的信件。
3．轉發詛咒連鎖簡訊。
4．忘記附件。
5．帶病毒的郵件。
