"A4紙"工作法

第2部分 (第2/4頁)

4）

〃今天上午，學生時代的朋友突然來訪，所以我去跟他一起吃午飯，他跟我聊到了再就業的事情。因此，我浪費了將近兩個小時的時間。〃

〃我花了很多時間在修改新產品的說明上，今天又要加班了。對了對了，我還得檢視一下郵件……〃

但是，在我看來，這是他自作自受，自己勒自己的脖子。因為K科長只不過是自己給自己添忙罷了。是他自己在不知不覺中浪費了時間。

這到底是怎麼回事呢，其實我們只要將這些事情歸納成一個〃時間損耗劃分表單〃，就立刻能看到問題所在了。首先，我們要回憶一下自己最近一週的日程安排，我們從記錄每天的日程做起。這裡面也包括不速之客、計劃外的安排，所以如果您使用Outlook等工具，可以在當初制定的計劃的基礎上，打上改期之後的日程安排，並將其列印出來。

接著，我們便可以在此基礎上，看看它屬於以下4種情況的哪一種。

①　本不應該插進來的事情

②　本可以匯總的事情

③　本可以委託他人做的事情

④　本可以透過與人商量簡化的事情

我按順序來說明一下吧。

①中的〃本不應該插進來的事情〃，指本可以根據自己的判斷排除掉的安排。以K科長為例來說的話，學生時代的友人來與之商量再就業的事情，結果浪費了將近兩小時的時間一事，便屬於這種情況。但是，我認為，如果事先確認一下有何事，說一句〃能不能日後再詳談〃，這兩個小時的時間就可以大幅縮短，甚至是變成零。

②中的〃本可以匯總的事情〃，是指本可以根據自己的判斷壓縮的事情。檢視郵件等事情便是很好的例子，利用被打亂了的時間去做這種事情，就會浪費時間。如果能事先確定好早上、下午或傍晚檢視郵件，便可以節約百分之二十到三十的時間。

③中的〃本可以委託他人做的事情〃，是指本可以拜託他人幫忙做的事情，以K科長為例來說的話，修改新產品說明書上所要記載的說明而花費了很多時間一事，便屬於這種情況。這些事情只要交給部下或後輩人去做，花費的時間就會大幅縮短，或是變成零。

◇。◇歡◇迎訪◇問◇

第10節：用〃一張A4紙〃充實你的職業生涯（5）

④中的〃本可以透過與人商量簡化的事情〃，是指透過與人商量，來省掉等待或行路等時間，從而縮短浪費的時間。

總之，如果我們能將過去的時間損耗作為一種資料捕捉到，並分析其屬於這四種情況中的哪一種，然後記錄到一張A4紙上，今後再遇到類似的情況時，就可以將其作為一種參考，應對方法自然也就明瞭了。

時間損耗劃分表單

本不應該插進來的事情　本可以匯總的事情

與朋友的午餐

不速之客的應對

2小時

1小時

郵件的檢視

書面申請的批准

電話

4小時

4小時

3小時

合計　3小時　合計　11小時

本可以委託他人做的事情　本可透過與人商量簡化的事情

說明的修改

3小時

營業進展會議

行路時間

緊急會議

2小時

6小時

2小時

合計　3小時　合計　10小時

先後順序劃分表單

用一張A4紙歸納工作的先後順序

積累了一定的經驗，做到相應的位子上之後，商務人士的一天就會變得更加艱難。

〃今天必須將報價單做出來，提交給A公司，而且要將明天開會時提交的報告整理出來。〃

〃對了，公司發展史的出版是公司成立紀念活動的一環，我也是公司發展史編輯委員會的一員，所以在召開委員會之前，如果我不將計劃書整理出來……〃

如上所述，這種人要做的事情一旦堆積起來，即使寫到筆記中，有時也會頭腦混亂，不知不覺忘記。因此而犯下重大錯誤，如果錯過商機的話，還容易被上司貼上〃不會工作的傢伙〃的標籤。

在這種時候，我下面要介紹的一張A4紙〃先後順序劃分表單〃便能夠發揮作用了。

方法非常簡單。只要在以下四項中填上應該