"A4紙"工作法

第2部分 (第1/4頁)

。因此，我們需要養成抓住〃尾巴〃、將這一週應該做的事情在週五前做完的習慣。

先下手為強。

你也趕快從將日程管理總結到一張A4紙上，使宏觀目標細化成微觀目標，從投入到以周為單位的工作中做起吧。這樣一來，即使由於對方的有事或出現突發事件而不得不改變日程，你也不用因為這些事而煩惱了，而且這樣應該能夠將能量聚集到應該做的事情上。

日程管理表單（每月）

目標　截止日期　3月　4月　5月

新產品的宣傳　2007年5月　本部長會議上

確認　確定預算　開始宣傳

新產品說明書　2007年5月　最終稿　說明書的設計與複製件的製作　新產品說明書

日程管理表單（每週）

目標　每月目標　每週目標　日期　負責人

（受託人）　現狀

1w　2w　3w　4w　5w

新產品的

宣傳　本部長會議上確認　調查A公司　2　大林

結束

調查Ｂ公司的　9　大林

已委託

調查Ｃ公司　16　大林　已委託

新產品

說明書　最終稿的

製作　原案的製作　23　自己　結束

本部長會議上

確認　28　自己

開會商議　2　自己

攝影　9　田口

最終稿圖片的確定、訂貨　16　自己

最終稿完成　30　田口

根據一張A4日程管理表召開每週的例行會議

我在前一節敘述了一張A4紙日程管理表單的重要性，但有一點我還要說明一下，即儘量與單位的同事共享此日程管理表單。之所以要這樣做，是因為一旦突然有事，無法脫身，你就需要他人的支援和幫助，如〃讓後輩幫忙調查A公司的事情吧〃、〃讓同事代替我去與新產品的攝影師碰面吧〃。

←虹←橋書←吧←。

第8節：用〃一張A4紙〃充實你的職業生涯（3）

而且，如果這一天後輩和同事也有安排，無法脫身的話，該怎麼辦呢？這方面的協調非常麻煩，而且這樣做會導致日程安排亂成一片。

因此，即使是從預防這種情況發生的意義上來說，我也希望大家能夠與單位的同事、專案成員們開每週例行會議，互相報告、確認一下下週的日程安排。而且，我們還要根據對方的日程安排調整自己的日程。這樣一來，彼此的業務便可順利進行了。

不僅如此。如果能跟攝影師溝通一下，對〃這週末無論如何也要使用某某照片，所以能不能將攝影日程安排到這周的中間呢〃一事進行確認，也能夠起到防止自己的業務延遲的作用。

而且，如果事先知道〃他下週有一件無法推辭的重要事情，所以那天就不要委託他做其他事情了〃這一情況，至少可以留意一下。

這一點對對方來說也是一樣。有的時候，可能需要你去幫忙做一件事情，這樣一來，對對方也是一種幫助。這對雙方都有利。

關於每週例行會議的召開日期和時間，我建議大家儘量在週五下午一上班的時候就舉行。這是因為如果有件事必須在這周之內完成，週五上午你一定會擔心這件事，對於例行會議，就會變得心不在焉。傍晚也是如此，如果傍晚時分必須做好週末上班的準備，或是調整下週的日程，也可能對例行會議心不在焉。

在這裡，重要的是建立一種體制，即每個人都以一種非常積極的心態參加例行會議，並互相瞭解一下對方的日程安排，必要的時候，能夠互相幫助。只要能做到這一點，你的一張A4紙〃日程管理表單〃就會如虎添翼，會變得更加完美。

時間損耗劃分表單

從一張A4紙看出時間損耗

人或多或少都會有口頭禪，如果是由於過度使用電腦而肩酸、腰痛的人，口頭禪會是〃累了〃、〃好疲憊〃；如果是器量狹小的人，口頭禪會是〃好擔心啊〃、〃好不安啊〃、〃不會有事吧〃等等。說到商務人士用的最多的口頭禪，應該會是〃太忙了〃、〃好難〃吧。

某化妝品公司宣傳室的K科長就是如此。他嘴裡一天到晚唸叨著〃太忙了〃〃好難〃，總是把這種牢騷掛在嘴邊。

虹←橋←書←吧←。←

第9節：用〃一張A4紙〃充實你的職業生涯（