向上,向上,做副手的學問

第2部分 (第1/4頁)

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前言（2）

當我做好準備時，兩小時的電話往來，苦讀檔案，稽核報告材料都會變成傑克書桌上一份只用30秒的“短平快”事項。我輸送他做決定需要的基本材料，這樣他就可以做好決定，繼續進行其他事情。如果他遞給我一張便條，問一個我還沒有料到或無法回答的問題，那麼我的工作就做得還不夠好。我是否善於讀透別人的心思？不。但是我注意周圍正在發生的事情，確保瞭解它們為什麼發生。我假設自己是一個因果問題的研究者，這樣我就能夠相當準確地估測主管需要什麼樣的材料，然後適當地壓縮材料。這種準備主要是資訊收集、溝通和協�調——�任何一個想成為簡短材料專家的人，無論具體的工作任務是什麼，都要這麼做。 例如，僅僅省略一個客戶投訴或問題，並不能創造時間。相反，還會浪費時間。郵箱很快就會爆滿。沒有協助的話，主管就必須停下他或她手頭的工作，查清出現的問題，誰在處理這個專案，就此正在採取什麼行動。這往往意味著打亂了輕重緩急，分散了注意力，無法顧及更緊急的事情。有了適當的協助，投訴放在主管桌子上時就有說明要點的註解或備忘錄，這樣老闆就會確定顧客滿意，然後採取措施確保這種情況不再發生。這樣，可能要吞掉幾小時的事情幾分鐘內就能解決。 如果你這麼做，你的老闆就能夠跳過費時的初步工作，把她或他的精力集中於最終結果上。我篩選傑克·韋爾奇收到的每個事項，確保裡面沒有無關緊要的內容或其他可以由另一層人員處理的方面。如果傑克問我：“哈里怎麼處理這件事情的？”下次我就遞給他關於這件事情一個類似的檔案，我會事先聯絡哈里，問一些基本問題。時間太寶貴了，不能浪費，除非絕對必要否則不能多接觸一張檔案、一個專案或問題。有時高度接觸是不可避免的，也是很重要的。但是訓練有素的一次接觸性或低接觸提供了額外的緩衝，可以用來發展企業，或滅掉會毀掉整個業務的危險火苗。 疏離的詞彙 由於我偶爾會闖禍，所以我有意地在前言中有點爭議性地用“S”開頭的詞。我的職業開端是當秘書（英文中秘書以S開頭），現在還是“秘書”。我接聽電話、回電話、速記、打字，做許多其他的傳統秘書工作。但是作為行政助理，這個頭銜準確得多也更令人高興，我承擔了無數管理的角色——專案經理、協調者、溝通者、處理麻煩者和其他類似的職能。實際上，我的身上混合了這些職能。 在前幾頁中，我說我們都是經理。我們也都是助手。不管你坐專職司機駕駛的豪華轎車上班還是乘坐巴士上班。我們都時常充�當——�而且應該充當助手，捲起袖子，做些令宏偉的商業計劃成真的平庸工作。 我可以毫不臉紅或不安地承認，我的職業花在當助手上。這滲透了我全身每個細胞。我的母親整個職業生涯都在做助理，大部分時間在為康涅狄格州布里奇波特市的一個木材公司工作。她為自己的工作自豪，而且乾得很好。早在20世紀40年代為布立特木材公司當助手時，通常要每週六早上沒有任何報酬地來到辦公室，寫鼓勵信給“二戰”中在海外服役的美國士兵、船員和空軍。除了賣高質量的產品之外，這個公司還懂得良好的社群服務的重要性。難怪她會喜歡這份工作。 助手這個詞已經喪失了它一度可能具有的威望。但是，離開了訓練有素、動力十足、充滿活力的後勤人員，公司仍然無法生存。無論稱之為STSS（為小事流汗）的副總裁還是其他名詞，我可以說這些人身處前線，往往是每個組織裡承擔“開啟門和燈”這種基本職能的排頭兵。商業企業和其他非商業組織是複雜的事業。要成功，就必須把許多零件融合在一起，協調作用，跨越緊急的最後期限、穿越時區和國界。沒有奉獻和堅決的協助，所有的戰略思考、詳細計劃、命令—控制結構、創新和高科技都會失敗。無論哪種職稱，必須要有人來執行�工作。� 例如，很多商業書籍和雜誌文章中提到傑克·韋爾奇有手寫便條給通用下屬的習慣。他的目標之一就是能夠跟任何職位的員工和檔案接觸，打破令大多數總裁孤立的障礙。但是還有一個更基本的目的：許多這種便條僅僅是想伸出雙手，給那些正在努力工作接近理想、滿足客戶或製造高質量產品的員工提供一點幫助——哪怕一個想法、一個暗示、拍拍肩膀鼓勵，甚至連內容強硬一些的便�條——�那些開頭是“怎麼搞的？”的便條——也旨在幫助打破僵局，提供解決辦法。順便提一下，我從來沒有代寫過這種便條或模仿他為別人簽名——當處理這些事情時，他確實是自己的助理。 如果商業人士努力使自己每天必須做的上百