向上,向上,做副手的學問

第7部分 (第1/3頁)

亂的書桌。必須準備好飛行甲板，這樣才能立即起飛。仔細協調安排，這樣傑克知道他每天可以在同樣的地方找到具體門類的資料。為了一望即知，我把檔案貼上顏色標籤：藍色是個人檔案，黃色是內部檔案，紅色是供閱讀的，橘色是外部檔案，綠色是要簽名的。每層都佔據同一個領域（直到堆得太高翻倒）。 傑克喜歡四處搬動檔案，這樣資料夾很快就鋪得四處都是。往往是內容本來還好好的待在資料夾周圍，但不到10分鐘我就會聽到傑克叫：“小羅，……在哪裡？”我就得大聲回答，“電話左邊，黃色資料夾，上面數三頁。” 正如我先前提到的，傑克·韋爾奇的急躁使他思考方式隨心所欲：我要一張紙，所以就應該找到這張紙直接放到我的右手邊——而且要馬上。我猜想他自從六個月大起就這樣了，要求他媽媽立刻找到掉出搖籃欄杆外面的玩具。真正了不起的是他能夠訓練一個成人的生活方式和工作方式跟他配合，確保總是能找到玩具。 當他從書桌旁起來，走進旁邊的會議室或其他地方，我就會衝進他的辦公室整理一下。我學會不要太有潔癖否則他會抱怨我把他的東西搞亂了，拿走他還在閱讀的檔案。我這種打一槍就跑的突襲，跟他暫時離開的時間配合，是暫時維持一點點整齊的權宜之計。當他真離開辦公室，在大樓的另一方開一個長會時，我就會做個大掃除和清理。這種情況下，我會拿進來新的資料，把已經處理的舊檔案扔掉。我一天要做十來次清理。 傑克旅行時，旅行前我會把他的公文包整理成桌面的形式。同樣用顏色做標籤的資料夾會放在固定位置上，這樣他就會知道去哪裡找需要的資料。我會把白天的日程貼上黃色的塑膠封面，而檔案或整個資料夾可以在路上翻閱（“小羅，在哪裡？”“在紅色資料夾裡。”“我昨晚把紅色資料夾落在家裡了。”），他仔細地保護好日程本，知道丟失的嚴重後果——雖然我每天24小時都有備份，但它總是在我的電腦裡。 雖然這些細節似乎像芝麻小事，我在此羅列有兩大理由。第一是震驚作用。雖然我們把一些商業領袖神�化——�自從一些公司由於經營不善而衰落後這種傾向有所衰退——事實是，他們需要精心的基礎支援體系。第二個理由是教育價值。重要的是明白，要使我們的上級有效工作需要什麼。各個地方和各個人的具體情況有所不同，但我們要擺脫各管各的態度。沒有人能夠單槍匹馬成功。 我們需要後勤職員幫助我們做自己的工作。沒有人可以單槍匹馬另一個清理專案可以說明基礎後勤系統可以做到什麼程度：廢紙檢查。當傑克離開他的書桌時，我需要確定自己知道他朝垃圾桶裡扔了什麼。他看的大部分東西——如果我的工作做好了——非常重要，有可能涉及某種後續工作。在回信中，他會把指示寫在信的邊緣或者把一個主管名字的首字母寫在信箋頭上，以提示要寄給誰。但是有些東西就很不確定。他可能想看，也可能不想看。這種情況下，如果他把檔案扔進垃圾箱，我就不知道這件事情是怎麼處理的。有人可能會就這件事一週後打電話問我而我就無法回答。我不能僅僅假設檔案已經被扔掉；他可能把它放在一邊，或者材料可能放錯了位置。 傑克從來都不喜歡我檢查廢紙。當他看到我這麼做時，就會說：“你他媽在幹什麼？我已經扔了！”我想他害怕自己扔掉的東西會又回到他的書桌上，害得他浪費時間再讀一次。我一直解釋說，我確實需要知道他扔掉了什麼，這樣我們就可以堆放在那裡——這有點像“阿魯巴島旅遊手冊——被某人扔掉”。然後我就可以告訴持之以恆的房地產經紀不要再騷擾我們。而我的回覆會典型地裹上糖衣炮彈：“韋爾奇先生已經審閱過您的材料並已經決定不再進行這項投資。” 如果你對透過垃圾箱管理感到為難，這也是可以理解的，但毫無必要這麼想。我並沒有感到為難。每個人都有自己對於丟臉的定義和門檻。對我來說，材料來去無蹤而自己一無所�知——�那才是丟臉。&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp

老練的黃色

一個快速字謎遊戲：梅森的泥鏟？ 水泥工 錘子？ 木匠 聽診器？ 醫生 拖拉機？ 農民 黃色熒光筆？ 急躁老闆的助理黃色熒光筆是上帝的恩賜。它讓我能夠快速方便地徹底壓縮提取書面材料。我估計每週湧過總裁辦公室的材料沒有100萬字，也有50萬字——數以千計的信件、電子郵件、報告、備忘錄、簡報、網際網路材料和各種商業及學術出版物。有了黃色熒光筆幫忙，我的工作就是在文字的森林裡披荊斬棘，就像彎刀穿過叢林。 傑克·韋爾奇讀得快，瀏覽更快