成功緻富全書

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是在週末時加班，才能做完每天固定的工作。另外還要研究大家在這些開不完的會中想出來的主意。”我們不需要說出這些抱怨者的名字，因為這是許多機構中的陳腔濫調。

會議主要的潛在的功能如下：

1、溝通。

為了宣佈提高股利或任命新的董事而召集一群人。

2、解決問題。

為了尋求問題的解答，一群人共用腦力。

3、危機管理與災害控制。

一群人聚集處理正在散佈並可能造成衝突的謠言。

4、顯示地位。

開會是一種儀式，總經理坐在總經理的位置上，董事則坐在最前面的位置，藉以強調這些人是與眾不同的。

5、友情贊助。

一群人集會表揚一位成員的得獎表現。

由於會議的多重功能，我們不能隨便說：“不要開會，以公文傳閱就行了！”因為召集會議的人也許打算做溝通已久的事情。參加會議也不一定與工作無關。對很多職業來說，開會就是工作；如果你的個性不適合這種形式的活動，你應該考慮其他行業或是相同行業中其他性質的工作。

如果你負責召開會議，以下是一些可遵循的原則：

如果你的目的是溝通訊息，你不需要開會，除非迫切需要眾人提出問題並解答，否則通知書或電子郵件會更有效。開會的好處是你知道公佈資訊時，有什麼人在場，而且你可以當場評估語言和非語言性的反應。

如果會議的主要目的是解決問題，你可以在開會之前先利用通知或電子郵件宣佈討論的議題大綱並提供背景資料，讓出席者可以開始思考解決方案，還可以請出席會議者準備相關的資料。面對面開會提供了意外驚喜的機會，出席會議者也許要等聽了其他人的意見後才會想到解決的方法。

解決問題的新發展方向是一種稱為群組的電腦科技：與會者在開會前或開會當時將他們的答案與反應輸入電腦，可以當場看到其他與會者的意見，同時快速地解讀、評估這些反應。因為意見不必記名，所以集體傳輸可以使比較不積極、層級較低成員的意見得以被注意、被評估。

如果有危機發生時，要召集所有重要人員開會，否則至少應以電話或電子郵件聯絡他們。他們會希望表達他們的意見，假如你不給他們機會，他們會責怪你。抱怨開太多會的人也就是這些批評從不開會的人，他們會抱怨領導人獨裁，不讓他們參與決定。

領導人需要強調和保持地位的儀式。假如你是策劃會議者，這種儀式是強調組織結構的一種方式；但是不要做得太過分。為了加強領導地位設計的會議，如果出席率太低，還是不開為妙。

如果你能使會議生動有趣，達成其他的目的也就容易多了。

準時開會，不要以等候遲到的人來懲罰準時到達的人。有一些例外的情況，譬如等待計劃的靈魂人物出席，等待遲到的演講人。但是，毫無疑問地，這些都是例外。

首先以輕鬆簡單的議題開始，然後漸入困難、耗費時間的議題。

不要離題，可印製會議議程。

注意時間與進度。在緊張、拘束、緊湊與輕鬆、自由、浪費時間之間求取平衡並不容易。將嚴肅與輕鬆的議題放在一起通常比較受歡迎，因為笑話或幽默的故事，即使說得不高明，也可以緩和緊張或沉悶的氣氛。

會議完畢立刻結束。這一點對例行性的會議，如每週的業務會議尤其適用。所有議題都已經討論完畢後即應解散會議，讓想留下來聊天的人留下來，而需要離開的人可以離開。

多多練習。主持好一個會議是科學也是藝術，只有經過長久的磨練，累積了反應良好的經驗後，才能掌握如何帶動會議的竅門。許多這方面的大師，他們的技巧是在大專院校、社團中鍛煉出來的，假如你的學校生涯早已是往事只能追憶，你還是可以在義工、社群，或宗教組織中磨練你的技巧。

十一　粗心大意的人要培養求生技巧

我們每天有數百萬小時的工作時間都流失在找東西上面：經理找亂放的報告、信件；研究者找亂放的書本、論文、引述；行政人員找亂放的收據、發票。即使這是一種通病，大家卻很少想辦法幫助粗心大意的人，時間管理的書籍也很少談論如何應付這種弊端。幸運的是，許多粗心大意的人對社會的貢獻非凡。但是，他們經常重蹈覆轍，花費幾個小時找檔案，寶貴的時間都浪費在唱回想曲上，沿路問每一個人：有沒有看到報告？我的書　？＇＇我