祝你更上一層樓:職業秘書實務

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第二條就是心身健康。上司對秘書的要求首先是頭腦敏捷，所以說秘書工作既是體力工作也是腦力工作，因此，身心健康是從事秘書工作的先決條件。生活有規律，保持適度的運動與休息，注意飲食的平衡；只有保持身體健康，才能夠在工作中保持相當的耐力和爆發力，出色地完成自己的工作，這是作為秘書最基本的條件。

為了保持心身健康，條件允許的話，秘書一定要注意休息好，特別是中午。午休能極大地提高人們在下午的工作效率，這並不是一個個人習慣的問題，早已被科學所證明。如果中午不休息，下午就有可能出現犯困“走神”的現象。當你正在接受領導指示的時候，你卻在“走神”，甚至忍不住呵欠連連，領導看了會怎麼想？即使他不當面批評你，你在那種狀態下能完全領會領導的意思嗎？

2、秘書要具備哪些基本素質

a。認真

在企業，每一個人都要“認真”工作，這是理所當然，做到“認真”二字也是很普通的要求，但是，從另一個意義上來說也是很困難的。特別是對於年輕人來說，誰沒有個小愛好，想自在一點呢？與朋友在電話裡聊天是一件很愜意的事，但無論哪家企業都不會允許有這種享受及類似的行為。作為秘書，不僅要遵守公司的規章制度，而且還要比一般員工做得更好，因為你在領導身邊工作，他們對你的要求自然更嚴，標準更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧和拖拖拉拉。

現在有許多女孩子選擇秘書作為職業，僅僅是受了一些電視和小說的影響，以為做秘書輕鬆和浪漫，既不像營業部的銷售人員那樣有銷售指標定額的壓力，也不像研發部的科研人員那樣必須按時完成相關專案，工作業績指標彈性很大。所以，一些秘書在上班的時候出現注意力不集中的現象是難免的，如打電話時嘴裡嚼著口香糖，手裡玩著鉛筆；做事馬馬虎虎、粗枝大葉、缺乏主動性和責任感，等等。

b。誠實

所謂誠實，就是說老實話，辦老實事，做老實人。當然，作為白領都需要誠實，但為什麼對於秘書，這一點需要特別強調呢？

第二節　上司需要什麼樣的秘書（2）

比如，你把客人說的“下午14點來拜訪〃聽成〃下午4點來拜訪〃，工作中出現了差錯，就應該實事求是地向上司認錯，不是掩蓋事實，或者往他人身上推以逃避自己的責任；另外，有些人為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實的真相，不如實及時地向上司彙報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對於秘書來說，誠實是最重要的人品。

給領導當秘書必須聰明，否則領導不會真正地信任你。但是，秘書必須明白，雖然每個領導都有他犯糊塗的時候，但領導很少弱智，跟領導玩聰明，耍心眼，最終結果往往是搬起石頭砸自己的腳。所以，對於秘書來說，如果少些小聰明，可能是一樣好事。

c。保守秘密

前面已經說過，作為秘書你必須讓上司放心，所以，保守秘密是秘書起碼的職業素質要求。

為了嚴守機密，秘書應有非常豐富的知識和經驗，具有高度的職業敏感，在頭腦中有一把尺子，隨時衡量各種資訊在資訊方面的價值以及與各方面的利害關係。那麼，有哪些東西屬於應當保密的範圍？如企業領導人的人事變動、機構調整、新產品開發等內容。由於它們關係到企業的生存與發展，所以它們的資訊價值很容易判斷。但是，有很多東西就不那麼容易辨識。比如，上司在訪問某使用者時，就雙方的合作提出了新的方式，對這種新的方式要不要保密呢？秘書認為這種方式在書刊雜誌上作過大量的介紹，沒有什麼保密的價值，因此，秘書在接待另一家老客戶時，無意之中把這件事說了出來。因為現在所處的這個社會是一個競爭的社會，可能說者無意，聽者有心，於是他提前採取了行動，佔據了市場的主動，結果給自己帶來了無窮的後患。類似的情況很多。由於物件和時間的不同，同一條資訊的資訊價值也大不相同。秘書一定要把握這種資訊價值的微妙之處，既不粗枝大葉、無所顧忌，也不風聲鶴唳，草木皆兵。

比如，當客人起身告辭時，隨便問了一句：“請問你們經理住在什麼地方？”對於這個問題，你該怎樣回答？“對不起，事關機密，無可奉