祝你更上一層樓:職業秘書實務

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果你第二次問他他還不告訴你身份和來意，就說明來者缺乏起碼的教養。在這種情況下，你可以釆取叫保安等措施。

本題的關鍵

精誠所至，金石為開。

第六題　秘書的忠告

一天，老闆怒氣衝衝地把秘書叫到自己的辦公室，因為一位交往多年的代理商給他寄了一幫非常無禮的來信。他讓秘書記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這樣的來信，儘管我們之間已有那麼長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，並且我要讓所有的同行知道你的行為！

信的內容大致是這樣。老闆命令秘書立即將信列印寄走。

對於老闆的命令，秘書現在有以下四種行為：

a。“好，我馬上就辦！”說完，秘書立即回到自己的辦公室，將信列印寄走了。

b。如果將信寄走，對公司和老闆本人都非常不利。秘書想到自己是老闆的助手，有責任提醒老闆，為了公司的利益，得罪了老闆也值得，於是對老闆這樣說：“老闆，這封信不能發，別發算啦！”

c。秘書不僅沒有退下去寫信，反而前進一步向老闆提出忠告：“老闆，請您冷靜一點！給人家回一封這樣的信，後果會怎麼樣呢？在這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎？”

d。當天快下班的時候，秘書將列印出來的信進給已經心平氣和的老闆：“老闆，可以將信寄走了嗎？”

作為秘書，你認為以上4種行為，哪種行為最正確，哪種行為最惡劣？

正確的答案及理由

這是美國辛辛那提大學喬治·古納教授在講授秘書學時對學生提出的問題。

正確的答案是d。

a對於老闆的命令忠實和堅決，作為秘書的確需要這種品質，但是僅僅具備“忠實和堅決”，對於秘書來說，仍然是一種失職。

b是從整個公司利益出發的，對於秘書來說，這種富於自我犧牲的精神是難能可貴的，但是，它和後面的c行為一樣超越了秘書的許可權，所以是不正確的。

c從秘書是老闆的助手這個角度來看是可取的，但是，秘書干預老闆的最後決策，就是一種越權行為。

d是正確的。

理由如下：老闆也是人，也有自己的喜怒哀樂，也有不能自制的時候。當他的感情一旦平靜下來，必然會自我反省。在這個時候，秘書把列印出來的信件遞給老闆徵求他的意見，實際上就是給他創造一次重新決策的機會；a和b雖不可取，但畢竟還有商量的餘地。

喬治教授認為c最惡劣：作為一個公司的老闆，老闆有自己思考問題的角度和方式，他必須經常權衡與各方面的關係和利益的問題，因此也必然包括與這家代理商的關係。他提出中止與這家代理商的關係，也許並非出自一時之怒，只不過是那封無禮的來信充當了導火索而已；當然，老闆也有可能是一時之怒，中止與對方的交往僅僅是說說而已。總而言之，在不明白老闆的真實的思想和感情之前，秘書作為老闆的助手僅僅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最後的決策人。

本題的關鍵

有責任及時向上司提供正確的建議，但絕對不能干預上司的決策。

第一節　企業為什麼需要秘書（1）

1、秘書每天都在做些什麼

秘書工作對一些人來說顯得非常神秘。許多人以為秘書每天的工作就是陪老闆外出談生意，出席各種豪華宴會，非常風光。那麼，秘書每天實際上都在做些什麼呢？先來看一個在北京某外企總經理辦公室工作的秘書一天的工作吧！她畢業於北京某大學中文系，在這家公司的總經理辦公室已經工作了2年，頂頭上司是公司副總，美籍華人，負責公司銷售。

8：40到達自己的辦公室

8：45打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點備用物品

9：00上司到辦公室

9：15 為上司衝咖啡，確認當天的日程安排，通知總經理辦公室主任在接待室接待預約好的客人

9：30 有傳真或電子郵件的話，根據上司的指示回覆

9：45 郵件到達後進行分揀，將緊急的信件和包裹分發給收件人

10：00接聽電話，將前一天來訪客人的資料輸入電腦中的顧客名錄，整理報紙雜誌，剪報、掃描等等

10：30 接待客人，給客人沏茶等

11：40 上