簡單管理行動手冊

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文稿時，我們時常忘了聽眾的存在。真正成功的簡報在於清楚而正確地傳達訊息，創造溝通與對話的機會，進而讓對方因為你的簡報內容而改變思維、決策、或是行動。因此，重點不在於簡報，而是溝通的品質。你不只是“報告”，而是要引發雙向的對話，試圖影響對方。

在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點原則：

——你希望聽眾聽完簡報之後記得哪些重點？

——聽眾會有什麼樣的感受？

——你希望他們聽完簡報之後有什麼樣的決定？

接下來就是實際的製作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點轉換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅減輕你的工作負擔。簡報的過程不應只有你一個人在說話，提出問題可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內容，其餘的時間應該是與聽眾互動的時間。

舉例來說，在解釋產品策略時，不要滔滔不絕的解釋策略的第一點、第二點、第三點……，而是提出問題：我們的產品對你們有什麼好處？可以為你的部門帶來哪些改變？

每一次的簡報都必須有一頁的內容摘要，不是要列出報告的重點，而是簡要敘述這份報告所要傳達的最重要資訊。此外，一頁一個重點，這樣才能讓他們印象深刻，而且真正地去思考你所說的內容。過多的資訊，只會讓聽眾感覺無聊，甚至記不得你說了些什麼，等於是一次失敗的演示。　電子書　分享網站

第5章　製作簡單的報告（9）

不要小題大做

為什麼你的上司會反感你事無鉅細的彙報呢？其實很簡單，首先還是要從計算機說起，雖然現在電腦是廣泛用於辦公，但是它畢竟是一臺機器，沒有什麼人願意一天到晚或者是一連好幾個小時對著電腦看一些枯燥的文字，更何況是一個高高在上的領導。

其次，在現在這種資訊高速發展的情況下，時間實在是太寶貴了，你花幾十元錢完成的一封郵件，你的上司要認真地讀完它恐怕要浪費好幾萬元錢，這筆賬相信任何人都是算得來的，所以，從你上司的角度出發，你就很容易理解為什麼要將電子郵件儘量地寫短、寫得重點突出，讓你的上司幾秒鐘就能理解你的意圖，明白你的工作情況了。如果你不能做到簡短，而是小題大做，那麼就會產生不好的後果。

有一次德國詩人海涅收到一位友人的來信，拆開信封，裡面是厚厚的一捆白紙，一張一張緊緊包著，他拆開一張又一張，總算看到最裡面的一張很小的信紙，上面鄭重其事地寫著一句話：“親愛的海涅，最近我身體很好，胃口大開，請君勿念。你的朋友露易。”

過了幾個月，這個叫露易的朋友收到了海涅寄來的一個很大很沉的包裹。他不得不請人把它抬進屋裡，開啟一看，竟是一塊大石頭，上附著一張卡片，寫著：“親愛的露易：得知你身體很好，我心上的石頭終於掉了下來。今天特地寄上，望留作紀念。”

這肯定會成為露易一生中最難忘的一封信。他給海涅的信，有些“小題大做”，而海涅的回信卻也生動形象，他以大石頭比喻對朋友的擔憂，以“石頭落地”表示收信後的放心和輕鬆。

海涅利用“大石頭”巧妙地提醒了露易，朋友之間的交往應該是簡單的。是啊，連朋友之間都要做到簡單明瞭，更何況你與上司的通訊呢？如果你不能體會上司的難處，一封又一封的給你的上司寄發郵件，讓他常常坐在電腦旁看一些摸不清頭腦的文字，那麼他肯定也會讓你在“板凳”上坐一輩子的。

有效過濾你的郵件

電子郵件以及實時通訊技術是一種幸福，同樣也是一種詛咒。因為它，你可以看到全世界；也因為它，你被雜亂、沒有焦點、不必要的訊息給淹沒了。你應該做的是知道何時關閉你的虛擬溝通之門。有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的資訊上。

賈德納市場研究公司（Gartner　Research）認為，現代人無可避免的陷入了所謂的“無所不在的連結”（pervasive　connectivity）的迷思，你讓所有人在任何時間都可以接觸到你。不僅是電子郵件，包括手機、實時簡訊等等。

這些科技讓我們可以實時地溝通，我們也自然而然的覺得必須隨時讓人找得到、必須響應每一件事情、必須立即完成每一件事情。所有人都因為這種不切實際的期待而工作過量、過度消耗自己。