簡單管理行動手冊

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，這才是你發給上司的合適的電子郵件。

如果你能夠抓住上司的心理寄發電子郵件，那麼你的電子郵件會給你帶來幸運和無窮的機會。一封電子郵件要能夠引起上司的興趣、博得他的好感，就必須做到簡單明瞭，使你的上司一眼就能看明白你的主要意思。

怎樣做到簡短呢？是不是越短越容易閱讀呢？簡短當然是在說清事情真相的基礎上的，當然不能一味地求短，而使一封信完全沒有了內容。

你給上司的電子郵件首先應該是你的工作計劃、工作彙報方面的事情，而不應該有其它的內容，比如說你們同事之間怎麼啦，你們到哪裡去玩了呀等等，這些都不應該出現在你給上司的工作彙報上。

其次，你的報告應該注意要表達清自己的意圖，將你認為最重要的事情或者你希望上司能馬上解決的事，你的上司可能會很關注的事情詳細地說清楚。而那些平常事就儘量地不要提了，因為沒有必要，而且你的上司從別人那兒看到後再看你的報告上也有，他肯定會產生反感的。

你給上司的電子郵件除了要掌握好長短主次外，還要注意措辭，要儘量避免用一些生詞，並且絕對不能用一些帶有輕蔑、表功的詞語，因為自己誇自己的人是最容易讓人反感的。

你的上司每天接觸到的拍馬屁的人肯定不少，聽得多了也會產生疲勞、厭煩，所以要少用這類詞語，要牢記精簡短小、重點突出這一點，決不能讓那些空洞的話佔據了你的整個報告，那樣，你的上司會覺得你是一個沒有什麼才幹的人，因而你的工作成績不會得到肯定，你的計劃也會被卡掉。

如果你的電子郵件短小精悍，讓人一看就能知道你寫的是什麼，既省時又省力，那麼你的上司就會認為你不僅是一個能做事的下屬，而且會認為你是一個幹練、辦事高速的人，是一個可以重用的人，這對於你的事業前途無疑是很重要的。

你給上司的電子郵件是你與上司溝通的渠道，要讓它暢通就要靠你自己了，只有做到抓住上司的口味，將報告寫得深入淺出、條條是道，才能使你的上司能夠經常抽時間看你的郵件，否則，你的上司會關閉這條渠道，那麼你就很難讓你的上司及時、準確地瞭解你了。你的電子郵件就是你的面子，電子郵件寫得不好會直接引起你的上司對你的不好印象，長此以往，你在公司就沒有發展的機會了。。　最好的txt下載網

第5章　製作簡單的報告（8）

一個邊遠省份的官員給他們的國王寫了一封洋洋灑灑的長信，表示仰慕之情。國王回了信，感謝他的深情厚意。從那以後，每隔10來天，此人就給國王寫封信，而且都是些無關緊要的問候之類的話。國王的回信卻越來越短，終於有一天，國王再也忍耐不住，回了一封僅一行字的信：“閣下，我已經死了。”不料幾天後，回信又到，信封上寫著：“謹呈在九泉之下的、偉大的國王先生。”國王趕忙回信：“望眼欲穿，請您快來。”

這則故事實在是令人發笑。其實，現實中也有很多這樣的例子，有的下屬不明白上司的心理，以為頻繁的問候、彙報會得到上司的肯定、欣賞，卻不知你的上司是越看越反感，越看越有氣，以至於要想盡一切辦法來逃避你。

“最容易閱讀、理解、與回覆的信件，最吸引我的注意。”這是在詹森進行“追求簡單”的研究計劃時，一位資深主管對於電子郵件使用習慣的回答。

每一個人的時間與注意力是有限的，電子郵件的內容愈精簡愈好，不僅可以節省自己的時間，更能吸引收件人的注意，提高響應的機率，否則你的電子郵件就會成為對方90％的刪除名單之中。你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的訊息，而且必須更容易閱讀，節省對方的時間。

該怎麼做呢？信件的文字必須限制在3×5英的空間範圍內，大約是一張照片的大小。為什麼是這樣的數字？因為對於接收訊息的人來說，這樣的空間可以讓他們在2～3秒鐘的時間迅速瀏覽全部的內容，不需要捲動畫面。

縮短簡報與報告的時間

PowerPoint的發明，讓我們有了更方便的溝通工具，但事實上也佔據了不少的工作時間。每一年每一個人製作的簡報數目不斷地在增加，製作簡報所要花費的時間也是有增無減。在詹森的研究調查中，最高的紀錄是，25分鐘的議程總共有108頁的PowerPoint。有多少人能記得108頁的內容？

一份好的簡報，必須能產生影響力，改變對方的決定。在製作演示