上班族必懂的OFFICE天擇定律

第7部分 (第1/4頁)

�⒃詮ぷ魃系墓叵怠�

千萬別以為有好交情工作就能隨便，“好交情”就像是槍上的保險栓，頂多拿來擋一陣子，暫時延遲對方開槍的時間，好為你爭取更多的時間來做補救措施。

如果你始終沒有做任何補救，那麼就算你為對方安上再多保險栓，遲早也會全被對方開啟。

天擇律26　向上司提出報告的三個原則

除了公司薪水發不出來之外，另一件令很多上班族相當害怕的事，就是“會議報告”。

事實上，只要掌握三個原則，報告也可以輕鬆過關。這三個原則分別是“迅速”、“簡潔”、“正確”。

看到這裡先別急著摔書——可能會有人覺得我在說廢話，不過，你平心靜氣地想一想，你是否真的做到這三大原則了？相信我，這就跟禪修的打坐一樣不容易，不是你腿一盤就老僧入定了。

所謂的“迅速”，就是不錯過時機。無論是多麼有價值的情報，只要錯過時機，就變得一文不值。譬如說，某間合作的供應商倒閉了，你在例行會議上要向主管報告這件事，你想想看，這時候你要提的重點是什麼？是報告“倒閉”這件事嗎？肯定不是，倒閉這件事在第一時間就該報告主管了。那麼，在幾天之後的例行會議中，你要提出的是什麼？應該是“為因應廠商倒閉的各種後續措施”，比如緊急聯絡替代的廠商出貨、清點對方已收款項以及未收貨品專案，這些才是這個時機點你應該要提出的。

第二項“簡潔”，就是能抓住要點。我曾經在一期《經理人月刊》中看到英特爾（Intel）針對提升開會報告效率所做的措施，在會議室中，即使是總經理正在熱烈發言，也可能天外飛來一句：“總經理，你的發言時間剩下一分鐘，請把握時間。”

這就是英特爾開會效率的表現，因此他們內部都戲稱“time　keeper”（計時人）才是會議中最有權力的人。

從這個例子就可以知道，許多人報告時大概是call…in節目看多了，以為自己是超級名嘴，發言內容東拉西扯，開頭還要先來個笑話緩和一下大家的情緒，結果卻是“落落長”，讓主管不知道你的重點在哪裡。冗長的報告不但是浪費時間，簡直就是浪費生命。

要使報告簡潔，就要注意以下三點：

1。　報告前，要把報告的內容在腦子裡整理一遍。

2。　照著備忘錄，把要點有順序地逐一列出。

3。　先說結果，再說理由、經過、對策。

為了確保內容正確無誤，做書面報告是最好的辦法；特別是日期、時間及金額等出現特別多數字的情況，一定要寫一份書面報告。

偶爾你一定也會有“這樣的事不用做報告吧！”的想法，例如在完成上司指派的工作過程中，客戶的負責人請你吃了一頓午餐，你也許認為沒有必要向上司報告這類小事；可是，如果你能及時向上司報告這件事的話，上司就能找機會適時向客戶的負責人致謝，無形中使雙方的關係更融洽、順暢。

有些事情不是上司指示、交代的工作，比如上司不在的時候，客戶打電話來說某件事有變動；之後又打電話來說，還是按最初那樣決定好了……諸如這樣的事情，你不能隨便判斷這樣的事應該不用告知上司，而是應該把事情的來龍去脈都向上司報告，或許這些動作能協助主管判斷對方公司營運的狀況，以及其中各個派系及人事的關係。

總之，工作的基本原則是：只要是有關工作的事，不管什麼事，都要向上司報告。

如果你不想因為隱匿某件事而背上責任，那麼，正確地提供所有的情報與資訊給主管，絕對是保命的秘訣。

天澤律27　打死你也別說：“我不會做，我不想做！”

有些人無論面對什麼事，還沒問清楚就先說不行，或說自己不會做，即使對上司也一樣。老實說，這樣的部屬確實讓上司感到頭疼。

假如上司要你做一件你從來沒做過的工作，你會怎麼回答？

“不行，我從沒做過，沒有信心，還是找別人做吧！”

我也聽過白目人這樣回答：

“這個客戶很兇耶！我不敢打電話給他，你可不可以叫別人打啊？”

這樣的回答不是讓上司失望而已，恐怕可以直接把上司氣到中風。我看接下來你在公司也不必奢望能有什麼發展了，因為你若老是這樣回答，以後無論什麼工作，上司都不會交給你去做。

在辦公室裡可不是上餐廳吃飯，還能讓你挑三