職業化員工必修的10堂課

第7部分 (第2/4頁)

接後：日曆……幫你記錄約見、未來活動

接後：每月的一摞〃每日安排表〃

○第1頁為：月目標、周計劃

○從第2頁起：每天一頁〃每日安排表〃……幫你記錄、計劃當天的約見、活動、當天到期的別人的承諾和為兌現你對別人的承諾應做的事

○最後一頁：月度〃成績總結表〃……幫你回顧、反思

接後：重要聯絡資訊

接後：重要任務溝通記錄

接後：其他你認為重要的資訊記錄（如重要的紀念日、重要的卡號等）

●運用時間管理工具的好處

■工具幫你記憶，從而減輕心理、思想和頭腦負擔。

■幫你輕鬆有序地完成任務，實現人生的各專案標。

●怎樣應對打擾

■打擾的來源（5P）：

◆People　（人）：同事、上級。永遠不要把客戶當成是打擾，而是機會！

◆Phone　（電話）。

◆Paper　（公文）：信件、與自己無關的E…mail、檔案、沒用的名片等。

◆Personal　（自我打擾）：開小差、與別人聊天、打私人電話等。

◆Peripheral　vision　（視力所及的環境干擾）：亂貼的小黃箋、太漂亮或太亂的辦公室、辦公桌周圍堆放的雜物。

■應對打擾的方式：

◆拒絕：不要有求必應，而要學會善意的拒絕。

◆推遲：幫助對方認清主次，適當推遲。

◆減少：為對方限時。

◆阻止：規定不受打擾的時間和情況。

要想避免打擾且不得罪別人，你就必須實踐高效能人士的習慣4、5、6，從而讓你的〃情感賬戶〃充實圓滿！

■怎樣應對〃人〃的打擾：

◆〃誰〃經常打擾？

同他們溝通，說明自己的工作方式。

同他們一起探討如何做好時間管理。

◆經常因為〃何事〃打擾？

如果無書面說明，製作出來，簡明易懂。

再因此受到打擾，先讓對方自己閱讀說明，不明白再來找你。

■怎樣應對〃電話〃打擾：

◆儘量設定留言電話。

◆不要一有電話就接，每天要有至少1小時的時間連續專注於重要但非緊急的工作。

◆可以留出一段時間回覆電話。

■怎樣應對〃公文〃打擾：

◆公文的分類：

活動性公文：需要你採取應對行動的公文。

資訊性公文：已處理完需要存檔的公文。

◆電子郵件應按事務四分類的優先順序處理。

◆辦公桌上只留活動性公文，給資訊性公文找個〃家〃……存檔。

◆存檔的原則：

一般需要存檔的檔案是公司所有檔案的10％。

根據公司要求該存檔的存檔。

無章可循的分批歸檔：過一段時間（一般為一個月）決定是否需存檔。

能用電子版存檔，就不要用紙文件。

需要經常用的檔案，最好有紙文件。

對存檔的檔案可註明銷燬日期。

■怎樣應對〃自我〃打擾：

◆增強時間觀念，應用時間管理方法管理好自己的時間。

◆當然，適當的〃自我〃打擾也是休息的一種方式，但千萬不要因此而打擾了別人。

■怎樣應對〃周圍環境〃的打擾：

◆改善時間管理的第一項切實工作……整理你的辦公桌！

活動性公文是否放在〃來件籃〃和〃發件籃〃中？

電腦螢幕周圍還貼有用於提醒的黃箋紙（即時貼）嗎？

※虹※橋※書※吧※BOOK。

第27節：時間管理（8）

資訊性公文是否還在桌面上？

哪些資訊性檔案需存檔？哪些需扔掉？

哪些需保留一段時間再決定是否存檔？有地方保留這些檔案嗎？

名片是否分類易找？

辦公室、桌面是否成了〃周圍環境〃干擾？

◆職業化的辦公桌應乾淨整潔，一般只需具備以下核心物品：

電話。

電腦。

常用文具。