哈佛經理的時間管理

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（2）因不好意思拒絕他人託付而導致時間浪費；�

（3）因拖延而導致時間浪費；�

（4）因不速之客的干擾而導致時間浪費；�

（5）因電話的干擾而導致時間浪費；�

（6）因會議過多與過長而導致時間浪費；�

（7）因檔案滿桌而導致時間浪費；�

（8）由上下班交通及商務旅行而導致的時間浪費；�

（9）由中餐所導致的時間浪費；�

（10）因“事必躬親”而導致時間浪費；�

（11）與秘書之間因欠缺協調而導致時間浪費；�

（12）由上司所導致的時間浪費。�

誤區之一：工作沒有計劃

查爾斯·史瓦在半世紀前擔任伯利恆鋼鐵公司總裁期間，曾經向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰：“請告訴管理者如何能在辦公時間內做妥更多的事，管理者將支付給你任意的顧問費。”李愛菲於是遞了一張紙給他，並向他說：“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，並按重要性的次序加以編排。明早當你走進辦公室後，先從最重要的那一項工作做起，並持續地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然後著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那麼既使運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且若不借助於某一件事的優先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日裡的習慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬採用。這個建議的試驗時間的長短，由你來定。試驗後，請將你認為這個建議所值的金錢數額，用支票寄給管理者”。�

數星期後，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，並附言她確已為他上了十分珍貴的一課。史瓦的朋友事後曾問及，何以他為那麼簡單的觀念付出了那麼大的代價。史瓦的答覆是：“哪些觀念基本上不是簡單的？”。他說經過李愛菲的指點後，他與他的部屬才開始養成“先做重要的事”的習慣。伯利恆鋼鐵公司後來之能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵製造者，據說可能是導因於李愛菲的那數句真言。

以上這件軼事給日理萬機的管理者所帶來的啟示便是：應重視計劃的擬定以避免徒勞無功。所謂計劃，即指未來行動綱領的先期決策。計劃的擬定大致上包括下列六個步驟：�

（1）確立目標；�

（2）探尋完成目標的各種途徑；�

（3）選定最佳的途徑；�

（4）將最佳的途徑轉化為每週或每日的工作事項；�

（5）編排每週或每日的工作次序並加以執行；�

（6）定期檢查目標的現實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。�

上述的六個步驟所指出的不外乎：“你要往哪裡去？”以及“你要怎麼去？”這是實際採取行動之前的一種思考模式。倘若你不做這一番的思考與盤算，則你必將淪為一位隨波逐流迷失自我的人。�

對於不從事制定目標的人的時間使用方式，管理者可以採取兩種看法：第一、既然他們的所作所為不以目標的實現為導向，則不論他們的時間使用方式怎樣，都不構成浪費。這與路易士·卡羅所寫的《愛麗絲漫遊奇境》中的一句對白“當你不知你將往何處去，任何一條路都可令你抵達目的地”的道理是一樣的。第二、不從事目標的制定與追求的人通常都是渾渾噩噩而難有所成的。對這種人的任何時間花費管理者都可看作是浪費。在以上兩種看法之中，管理者相信大多數人都會偏向第二種看法。�

工作不做計劃的原因及剖析

儘管有許多的管理者都能重視計劃的擬定與執行，但仍有一些管理者卻從來不做計劃。究其原因，不外是：�

（1）因過份強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；�

（2）不做計劃也能獲得實效；�

（3）不瞭解做計劃的好處；�

（4）計劃與事實之間極難趨於一致，故對計劃喪失信心；�

（5）不知如何做計劃。�

就講求實效的管理者來說，這些原因根本不應存在。現剖析如下：�

（1）固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調這一點，則有