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前燈、擋風玻璃擦拭器、傳動裝置油、潤滑劑——甚至是潤滑劑配件的數目。所有這些資訊都來自位於服務站中一臺基於PC的銷售終端系統(POS)。
汽車進入油站後很快便可離開。一個普通的吉菲加油站一天可以為45輛車提供服務,而且若使用新的系統還能加速服務,提高效率。對於技術人員來說,也不必再在印刷的手冊上費勁地查詢了,而且這一系統能隨時幫助經理們統計出在一天中這時候、每週這一天需要多少僱員來處理進出車輛。它減少了加班的時間。更重要的是,它減少了排隊現象。在這一門行業裡,如果顧客看見需要排隊,他會掉頭而去。而過去的紙上系統則是妨礙生產率的一個瓶頸。
在您造訪過吉菲油站3個月之後,對於下一次更換潤滑油,您將得到一個服務提醒,而這則是吉菲油站在一週之內傳送出的30萬份提醒中的一個。擁有客戶服務的歷史記錄以便及時與客戶聯絡是當今從事服務行業的一個先決條件。吉菲的系統監視客戶在每次造訪之間行使的路程數,透過客戶的幾次造訪,就可以瞭解客戶的駕車習慣。掌握了每一個客戶的時間選擇與型別,就意味著一家公司可以利用跨地區銷售這一商機了。
1991年賓州石油公司收購吉菲時,吉菲曾是世界上快速潤滑油加油中心之中第一大經銷商,但盈利卻不多。而到1997年,吉菲創記錄地盈利了2500萬美元,比1996年增長了14%,總營業額達到7.65億美元,併為2100萬輛汽車提供了服務,比1996年增長了120萬輛。
這全新成功的驅動力來自於每日在每一個油站與公司總部之間來回流動的資訊。每天晚上,所有屬於公司的600個站點和屬於特許經銷商的1000個站點的客戶服務資訊都上載到位於休斯頓的公司總部,再加上合併後貴格公司的油站,油站的總數將超過2100個。這些資料進入包含公司120GB客戶資料庫的多個伺服器,這一資料庫最近已從大型機轉移到PC伺服器上。公司總部立即透過各種計算結果(處理汽車的數量、成本、收入、實際收益與計劃收益之比)和銷售趨勢來進行分析。在每天的清晨,遍佈全國的吉菲油站的經理們透過登入到資料庫獲取工作圖表來得到最新的工作資料。每一位經理利用這些資訊每日檢視當前的收入狀態、平均票價、每件工作規定的時間,以及一天總的工作量。
公司管理層可以看出所有吉菲潤滑油加油站的歷史記錄的比較數字。擁有多個站點的特許經銷商也可看出他們所有站點的總體業務活動。吉菲中的地區經理通常管理10個站點,利用這些經營的資料來幫助站點的經理建設他們的企業以得到更多的收益和效率。此外,這一系統還相當地靈活。如果一個地區經理制訂了一份特殊的報告(如檢測欺詐行為或異常事件),就可將報告透過電子郵件傳送到不同的站點以供各地分析。
吉菲公司的經理通常並不是市場研究專家,而市場方面的工作與趨勢的分析是公司總部中僱員的任務。他們使用的資訊包括了統計、圖表和吉菲公司客戶的資料。這些資料顯示了不同鄰里的銷售情況,包括那些差強人意的吉菲公司站點所在的地區和經統計得出的廣告時機已成熟的站點鄰里。
如果客戶繞過一個鄰近的吉菲公司油站中心而前往另一個更遠一些的站點,這時系統將為吉菲公司提供一個調查的機會。原困可能是由於正常的交通流量,或者顯示在前一個站點出了點特殊的問題。
吉菲公司正在開始利用它的資訊系統來幫助促銷。一位經理在某個星期二下午看了天氣預報,並決定在某個市場搞一次擋風玻璃擦拭器促銷,他週三首先要做的事就是為各地站點把系統上的促銷活動細節和定價更新。在將來,後繼的資訊將幫助這位經理決定,這次促銷是否贏得足夠的利潤,因此可以在別處也嘗試一番。或者為傳動維修做特別促銷是否會更成功。
系統中廣泛的人口統計資料分析和製圖軟體還能幫助吉菲公司發現和發展潛在的油站的位置。這一軟體根據那些取得成功的油站的人口統計結果繪製出已經存在的吉菲公司和競爭對手油站的位置,以及可能的新油站的位置。公司再在此圖上加上市場的資料就可以發現哪些地方相當多的客戶還沒有一個附近的吉菲公司的服務中心。這種型別的分析加強了公司與經銷商的聯絡,因為吉菲公司可以為經銷商提供關於土地成本的資料,附近的其他油站,和通常其他經銷商所沒有的關於變化情況的資料。
當今,關於單個客戶的資訊都儲存在每個吉菲公司本地油站的一個資料庫中。根據