未來時速

第6部分 (第2/4頁)

動的歷史資訊，例如人員、資本費用和營銷費用。

藉助於從Ms　Reports得到的有關資料制訂計劃，莎儂使用一個線上預算程式輸入她的新產品的計劃的人數和費用，接下來她就能夠在整個專案期間跟蹤她的營銷預算，回答諸如“我的開支率是多少？”“我在什麼地方花錢了？”和“我怎樣才能為新專案重新分配資源？”等問題。

莎儂也許會使用另外一個規劃工具，On　Target，更詳細地跟蹤開銷。On　Target提供了專案的結算賬目。一個經理能夠得到跨越多個成本中心和財政年度的完整的專案開銷。

既遵循政策又獎勵員工

當莎儂晉升為經理後，一個新的職責是每6個月對她手下的每個員工實施業績考察。每個僱員寫一份自我評估，莎儂把她自己對每個僱員的業績評價新增到評估上。莎儂對每個僱員的評價包含有她同級的評價，利用電子郵件很容易得到其他部門的人員甚至世界範圍內其他人的反饋。莎儂和她的管理人員審查她對她的僱員工作的評價和評分。然後莎儂與每一位僱員會面，討論僱員的工作業績和新的目標。

微軟公司的經理們過去花在業績評估檔案上的時間往往比花在評估本身上的時間多。我們的評估程式簡化了他們的工作，同時保證他們按公司的政策行事。評估程式根據莎儂的分級和僱員的職務等級及當前薪水，為每個人計算出一個預設的業績增值和獎金。有可能改變預設值（例如，對錶現優秀的僱員增加薪水和獎金），但是管理人員必須遵循公司的總體百分比計劃。當莎儂輸入發給每一個僱員的數目時，評估工具自動地計算新的小組平均值。如果她的結果太低或是太高，那麼她可以返回，重新輸入新的數目。當高階管理人員以電子方式審閱了新的數目之後，每個僱員的報酬變化直接輸出到僱員總資料庫和股票購買選擇系統裡。

透過將評分轉化為報酬和使管理人員以圖形方式比較諸如業績分級和薪水等，評估程式幫助管理人員始終按照業績和政策給出評判僱員的等級。我們估計評估程式至少減少了經理人花在評估管理上50％的時間。

減輕負擔，節約4000萬美元

使用我們的內部網替代紙上表格產生了驚人的的效果。當本書付印時，我們已經把在公司範圍內的1000多種紙上表格減少到了總共60種。在那些開始時使用表格最多的部門裡，採購部門的表格從114種減少到1種；經營部門使用的表格減少為6種；人力資源部門使用的表格減少為39種。在剩下的60種表格中，10種是法律要求的，40種是外界團體要求的，因為他們的系統還是基於紙張上的。最後的10種紙上表格很少使用，所以我們還沒有打算把他們變為電子形式。各企業有一種動機，需要說服合夥人和政府部門接受電子資訊，這樣人人都可以進入無紙的數字通路。

總的說來，透過使用本章中我所描述的電子表格，在1997～1998年我們使用電子表單的最初12個月裡，我們節省了總計至少4000萬美元的開支。最高的節省金額來自削減處理成本。會計行給紙質訂單的定價——大部分是所有處理檔案的人的時間費用——是每次交易大約145美元。比較起來，微軟公司的電子事務處理每次交易低於5美元。使用Ms　Market的頭一年裡，僅Ms　Market就處理了25萬次業務，涉及金額超過16億美元，為我們公司至少節省3500萬美元的處理費用。它的業務量還在大幅度增長。在節省的3500萬美元中，包括透過在全球重新委派了22位採購人員節省的300萬美元。Ms　Market還指示僱員到那些我們已經談好了數量折扣的供應商那裡去，這在多次採購中節省了我們的經費。

僅在401（K）計劃、僱員股票購買計劃和股票購買權計劃中使用電子表格，每年我們又節省了另外的100萬美元。僱員人數的減少一部分原因是自然減員，但是多數職員都轉去做他們以前沒有做過的更重要的工作，因為以前他們不得不花很多時間在機械的行政瑣事上。一個以前每天的工作是回答常規問題的職員，現在的工作是管理提供同樣回答的全球資訊網頁內容。在一年內，使用線上系統得到賬戶資訊和詢問微軟的401（K）計劃的僱員人數從24％增加到了51％。結果在同一時期內，服務代理的協助從35％減少到了17％。

我們預計新的線上出差系統將會減少我們公司出差小組的管理費，並增加旅行代理人三倍的效率，從平均每個代理每天完成8個旅行計劃（通常包括旅館、