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用一兩句話概括出要點,然後陳述你的目的和你希望讀者閱讀後應採取的行動。在你的結論部分,重申你的重要觀點,如果必要,可以再深入一步。

文章具有說服力

文章的說服力對於公文來說是非常重要的,畢竟我們寫作商業信件、報告、備忘錄不是為了好玩,而是為了使對方瞭解、理解我們,這是我們溝通的目的。

文章的力量在於動詞的運用,文章中應運用比較強烈的行為詞彙。這將增強文章的說服力。

使用有力度的動詞

有力度的動詞會在人們心中形成一幅圖畫,它們會增加文章的權威性和說服力,因為這些動詞指揮著讀者的思想,如果你使用有力度的動詞,會增加你的文章的魅力。選擇那些專門描述行為的動詞。有力度的動詞是具有明確的動作傾向的,和緩的動詞通常由系動詞構成,通常是抽象而不是具體的。弱強

我們想要去參觀我們參觀

我是想支援…我堅決支援

我們能夠勸說我勸告……

我將給你送去我傳真給你

我將去那兒並且我開車去那兒並且

我們將與你聯絡我們打電話給你

使用大量強烈的、特別明確的動詞,能構成一幅心理圖畫。

第七部分書面溝通語態應用

使用主動語態

為了使文章更有說服力,要使用主動語態的動詞,而不要用被動語態,這就如同演員與劇本的關係一樣。主動語態的句子總是將“演員”推向前臺。

被動語態主動語態

那是在會議上被決定的會議決定……

調查由我們來執行我們調查……

被詢問我們問…

我們的戰略被制定我們制定戰略

那是誠摯的抱歉我抱歉

你的思想被欣賞我們欣賞你的思想

它被約定……我們約定……

洗練你的文章以適合讀者的口味

使你的文章顯得有魅力

你曾經看到過由詞彙堆砌起來的報告、信件、備忘錄或雜誌文章嗎?如果有的話,你可能還能回憶起當時的感受,大多數人對於這類幾乎沒有詞彙間隔,沒有剩餘空間的長篇闊論的反應是∶“去它的吧,我幹嗎要看這篇文章?”儘量使你的文章中段落短小,在段落與段落之間留有充分的空間,在紙的上下左右留有充分的空白。透過選擇短詞、短句和較短的段落,你能夠避免讀者的消極反應,你也能設計出某種寫作方式以吸引讀者的眼睛。

從你的材料組織著手,使你的文章對讀者來說更有魅力。

使用標題和副標題

在白色的空間標以題目,以警示讀者文章從這裡開始,並且幫助他們發現他們要尋找的內容。

使用執行概要

這些是非常有用的工具並且被包含在許多商業檔案中。甚至一頁紙的備忘錄也有執行概要,它構成一種寫作形式,解釋性的標題告訴讀者,從這裡開始,這就是備忘錄的作用。

較長的備忘錄和報告,可以有整頁的執行概要,來描述內容或突出主要的資訊和結論,使讀者知道他們何時應該看,並且要仔細看這些內容。

寫作個性化

用“我”、“你”、“我們”等人稱代詞幫助讀者把你的文章連線起來,使文章更直接、清晰和有說服力,使你的文章更具個性,更具可讀性,避免使簡潔的文章顯得突然。

組織的方向盤是靠人來轉動的,公文也是由一些人寫給另一些人看的,因此不要擔心在你的公文中參考了別人的東西。公文的寫作要運用簡明語法,同時要寫出個性化的文章。

機智地寫作

公文不應含有判斷術語,應以職業化的方式報導事實,讓讀者自己得出結論,如果你想給予一種觀點、說明,不要把它掩飾成事實。

同時還要考慮時間,在你發出備忘錄或信件前,把自己置於讀者的位置去考慮事情。

不要忘記檢查

仔細檢查你已經寫完的檔案,反覆大聲地為自己朗讀,確認語法運用是否正確,你的意思表達是否清楚。

然後再為自己讀一遍,檢查你需要提供的資訊都包括進去了嗎?有沒有多餘的應該刪去的內容?把時間花在檢查上是值得的,它能幫助你確保你的文章便於閱讀、理解和付諸實施。

第七部分書面溝通電子溝通

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