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一名企管顧問艾維?李對施瓦布說:“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布問:“費用是多少?”李說:“如果無效的話,免費;但如果有效,希望你能撥出公司因此省下的費用的1%給我。”施瓦布同意說:“很公平。”

接著,施瓦布問李要怎麼做,“我需要與每一位高階主管面對面談10分鐘。”施瓦布答應了。李開始與所有高階主管會面,他告訴每一位主管:“在下班離開辦公室前,請寫下6件你今天尚未完成,但明天一定得做的事。”主管們都同意這個主意,並在開始實行這個計劃後,他們發現自己比以前更專心了,因為有了這張表,他們會努力完成表上的事情。不久之後,公司的生產力有了顯著的改善,幾個月後因為效果驚人,施瓦布開了張45000美元的支票給艾維?李。

瑪麗凱說:“當我聽到這個故事後心想,如果這個方法對施瓦布而言值45000美元,對我也會有同樣的價值。”因此,她開始在每天下班前寫下6件明天要做的重要事情,而且也鼓勵業務員這麼做。今天的瑪麗凱化妝品公司擁有20多萬業務員,印製了上百萬份的粉紅色小便條本,每一張便條紙上寫的都是:“我明天必須做的6件重要事項。”

做好時間管理

雖然每個人的時間都是一樣的,每天都是24小時,不會多也不會少,你花費時間做這件事,就一定無法再用於其他事,時間是不會越用越多的。

這當然沒錯,可是你仔細觀察一下身邊的人,是誰老是抱怨“時間不夠用”?哪些又是做事最多的人呢?

正相反,整天埋怨時間不夠用的人恰恰是那些做事最少的人,這是怎麼回事?問題在於不同的時間利用率,時間利用率高的人,可以節省下很多時間,這正相當於實現了時間的增值。

一位閒來無事的老太太為了給遠方的外甥女寄張明信片,足足花上一整天的工夫。找明信片要一個鐘頭,尋眼鏡又一個鐘頭,查地址半個鐘頭,寫文章一個鐘頭零一刻鐘,然後,在準備送往鄰街的郵筒去投郵時,又因為考慮是否需要帶把雨傘而用掉了20分鐘。照這樣,一個人總共3分鐘裡可以辦完的事,在另一個人卻要猶豫焦慮和操勞整整一天,最後還不免累得七死八活。

一個做事迅捷、工作效率高的人,即使同時應對幾件事也能愉快勝任;而一個行動遲緩、推三阻四的人,也許一天下來連一件事也做不成。兩人的區別在哪兒?就在於前者已經養成了習慣,而且掌握了做事最簡捷的方法。而後者,只是學會了拖延,他的事情總是完不成,所以時間也總是不夠用。txt電子書分享平臺

第2章 制訂簡單的計劃(8)

下面是時間管理的一些技巧,只要你好好掌握,一定能夠事半功倍。

1.遵循10/90法則

大多數管理者90%的決定是在他們10%的時間裡做出的。管理者們很容易陷在日常事務中,那些有效地利用他們時間的管理者,總是確保最關鍵的10%的活動具有最高的優先順序。

2.瞭解你的生產率週期

每個人都有日生產率週期,有些人在上午工作效率最高,有些人是在午後或晚上工作效率最高。凡是瞭解自己生產率週期並能合理安排工作日程的管理者,可以顯著地提高管理效率。他們在生產率週期效率最高的時候處理最重要的事情,而把例行的和不重要的事情挪到效率低的時候處理。

3.記住帕金森定律

帕金森定律(Parkinson's law)指出,工作會自動地膨脹佔滿所有可用的時間。時間管理隱含著你可以為一項任務安排過多的時間,如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動,你會放慢你的節奏以便用掉所有分配的時間。

4.把不太重要的事集中起來辦

每天留出一些固定的時間打電話,處理未辦完的事情,以及其他零碎的事情。理想的情況是,這段時間安排在效率週期的低谷階段,這樣做可以避免重複、浪費和冗餘,還可以使你在處理重要的事情時免受瑣事打擾。

5.避免將整塊時間拆散

只要可能,就應留出一天中工作效率最高的一部分時間作為整塊的可支配時間,然後,儘量將自己與外界隔離。在這段時間裡你應當限制別人進入你的工作場所,避免被別人打斷,謝絕電話和來訪者。你每天可以另外留出一段時間,敞開你辦公室的門接待那些沒有事先預約的來訪者,打電話或接電話等等。你能夠在多大程度上將自己隔離開,取決於你的組織文化

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