參謀助手論: 為首長服務的藝術

第24部分 (第2/4頁)

理。 97

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為了使座次排列省事、簡便，不出差錯，最好這樣做：凡是固定座次，應在會議人員的　出席證上或簽到證上註明座號。如果證件上不註明座號或不發證件，也可印製“座號票”發　給與會人員對號入座。也可以在會議桌上擺置名籤，並同時印製“座次表”發給與會人員，　以便與會人員尋找自己的座次。首長每次入場，秘書人員應禮貌地把首長引導到座位上。與　會其他人員第一次入場時，工作人員也應作必要的引導。 許多與會人員包括某些首長，對座次排列十分敏感，也特別計較。有些個別人因感到排　座次不公而拒絕出席會議。會下和會外人員也常常以首長的座次排列來判斷人事的調換升　降。所以對這個問題，秘書不可掉以輕心。 （二）做好會議記錄 這是秘書在會議期間的一項重要工作內容。首長最討厭那些傻乎乎的只聽不記的懶漢秘　書。秘書對首長髮言的記錄通常用兩種方法。一種是摘記，即只記要點，不是有言必錄。這　種記錄採用漢字直記。另一種是詳記，即有言必錄。包括髮言中的插話，都要詳細記錄在案。　因為有些首長的新思想、新觀點常常是在別人發言的同時閃出來的，也是稍縱即逝的，而這　些新思想、新觀點很可能逐步成為他開展工作的新思路、新想法。秘書人員無論如何不能忽　視。詳細記錄可採用符號速記，也可根據錄音整理。 會議記錄要求真實、準確、完整，不得隨意增刪改動。特別是速記，更要忠於原話、保　持風格，段落清楚，文字準確。秘書不能添枝加葉，藉機發揮。舉一例子：有一年搞運動，　有人反映某某首長在一次××會議上曾有過不正確言論，上級機關就要用××會議上的記錄　加以查證，一查確實說過那樣的話。首長啞口無言，就去找記錄人。記錄人回憶了很久終於　想起來了，委屈地說：“那些話在當時是最革命的。由於您當時說得不透徹，我怕下級說您　的態度不明朗，就加進了那些話。可我確實沒料到過了這些年，這種話又成了反動言論。”　看看，由於不忠於原話原意，鬧出了大亂子，使得這位首長相當長一段時間翻不過身來。 （三）安排大會發言 秘書人員應提出大會發言的安排意見，供首長審定。安排大會發言要注意：一是注意各　單位之間的平衡。不要一個單位工作幹好了，光聽到他們的聲音，讓其他人員陪會，這會鬧　出許多意見的。二是注意各級領導同志、主要領導同志與一般領導同志的平衡。在大會上，　不能只聽到一個首長的聲音，防止讓與會人員誤認為是一個人說了算。 當然，這些不是秘書所能完全左右得了的。但事先提出建議供首長考慮是可以做得到　的。 （四）安排首長的社交活動 在開會期間，一些首長可能還要參加大會內外的社會活動和禮賓活動，如接見和看望與　會人員，致詞、題詞，同代表照相留念，同代表一起觀看影視，參加其他文體活動等。這些　活動，如果安排恰當，對開好會是有益的；如果安排不當，可能成為首長或會議的負擔。 給首長安排會議中的社交活動，秘書要注意三點：一是注意減輕首長的不必要應酬，對　各部門、各單位要求首長參加的活動要加以控制。二是凡需要首長參加的社交活動，具體誰　參加，要全面考慮，儘可能平衡。不要過多地集中到某個人或某些人身上。三是要會同有關　部門考慮首長安全問題。 需要指出的是，安排首長參加社交活動，秘書人員只能提出個初步意見，最後由主管領　導確定。 98

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為首長寫講話稿的藝術 為首長寫講話稿，可以說是秘書的一項基本功。首長要講話，秘書就要寫稿；首長講得　多，秘書就寫得多。特別在有些單位，首長講話習慣於念稿，講兩分鐘話也要寫個稿。自己　又不願動手，也不肯動腦，只好一切由秘書代勞了。寫講話稿，也並不是一件容易的事情。　除了應具備一般的寫作條件外，還應注意：為哪個首長寫講話稿，就要像哪個首長的講話。　這就是秘書為首長寫講話稿的藝術所在。　一、講話稿的種類和寫法