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的或目標的。
有效的分工與協作是在一定的組織結構的基礎上進行的。組織結構就是劃分、組合和協調人們的活動和任務的一種正式的框架。組織結構體現了組織各部分的排列順序、空間位置、聚集狀態、聯絡方式和相互關係。組織結構就像是人的骨架,206 塊骨頭組成的骨架在人體中起著支撐、保護的作用,正是在這一骨架中,消化、呼吸、迴圈等系統才能發揮正常的生理功能。一個設計合理的組織結構有助於明確每個人所承擔的任務及應當取得的成果,排除了由於分工不明確所造成的障礙和混亂,使得人們的努力形成了指向共同目標的合力。
管理中的組織工作的邏輯頗像蓋一座大廈:
● 製作組織大廈的構件——職位設計
● 建造大樓的框架——劃分部門
● 通水、通氣、通電——職權配置
● 內部裝修、整修——整合協調
● 住房分配——人員配備
● 翻修——組織變革
上述主題可以歸納為兩大問題,即:
(1)“我”當如何工作?
(2)“我們”當如何工作?
前者涉及組織中職位設計方面的問題,後者則是關於如何構造有效的組織結構方面的問題。
二、“我”當如何工作?
——職位設計
組織中的職位構成了組織大廈的基本構件,也就是說,組織結構是用職位壘起來的。職位設計的方式影響著人們的工作效率,影響著人們能否最大限度地發揮自己的潛能,也影響著人們是享受工作的樂趣還是忍受工作的折磨。
現實中,有些職位是常規性的、經常重複的,有些則是非常規性的。有些職位要求廣泛多樣的技能,另一些只要求範圍狹窄的技能。有些職位規定了非常嚴格的程式,另一些則具有相當的自由度。總而言之,職位因任務組合的方式不同而異,而這些不同的組合則形成了多種職位設計方案。如果把組織的活動看做一場戲劇的話,這些職位就相當於戲劇中的各種角色。這場戲是喜是悲,是起伏跌宕還是索然無味,很大程度上取決於這些角色的安排。
在確定職位工作內容時,要考慮兩方面的因素,一是工作的效率;二是人員的滿足。透過平衡這兩方面因素的要求,來確定職位的合理廣度與深度。
一個有意義的職位應滿足以下幾個特徵:
(1)具有明確的任務或職責;
(2)具有明確的、可驗證的目標;
(3)具有明確的職權,以使佔據該職位的人員有可能實現其目標。
專業化分工與職位設計
工業革命以來的200 多年中,大部分時間都是按照專業化分工的原則來設計職位。職位設計與勞動分工、工作專業化意義相同,組織中的工作被設計得儘可能簡單、單純、易做。普遍認為,專業化分工程度越高,工作效率也就越高。在這種思路的驅動下,現代社會成為了一個高度專業化分工的社會。圖Ⅳ—1 反映了早期人們對於專業化分工和效率之間的這種關係的認識。
延伸閱讀(3)
亞當?斯密曾這樣描述一家別針製造廠的勞動分工情形:
一個人抽鋼絲,另一人拉直,第三個切割,第四個削尖,第五人打磨頂部以便接上頭部;而頭部的製作又需要兩三項單獨的作業;接上頭部又是另一項作業。如此將別針的製造劃分為各種獨特的、專業化的操作,分別由專門的人員來承擔,使得勞動生產率比傳統的方式(即一個人從頭到尾負責製作整根別針)提高了200多倍。
專業化分工為什麼能夠提高效率呢?其理由包括:有利於提高人員的工作熟練程度,有利於減少因工作變換而損失的時間,有利於使用專用裝置和減少人員培訓的要求,以及擴大了勞動者的來源和降低勞動成本等。
時至今日,大量的工作仍然是在按照專業化分工的原則進行。生產工人在流水線上從事簡單、重複的工作,辦公室職員坐在計算機前從事範圍狹窄的、標準化的任務,甚至護士、會計及許多其他的職業性工作都是按照同樣的原則組織起來的。
但是,人們後來發現,原先對這個規律的認識有點侷限、片面,只看到了前半截,卻沒看到後邊還拖著個尾巴(見圖Ⅳ—2)。這意味著,當分工程度超過了某個點之後,曲線會往下走,這意味著效率不升反降。
其原因在於,工作分得過細之後,隨之而來的枯燥、