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2. 月度計劃
將年度計劃分解為每月的具體任務和目標，明確每個月的工作重點和時間分配。
3. 周計劃
在每週開始前，制定詳細的周工作計劃，列出本週需要完成的任務，並按照重要性和緊急程度進行排序。
4. 日計劃
每天上班前，根據周計劃制定當天的任務清單，將任務細化到具體的時間段，確保每個任務都有明確的時間安排。
（二）使用時間管理工具
1. 傳統工具
- 紙質日曆和筆記本
透過手寫的方式記錄任務、安排和提醒，直觀且便於隨時檢視。
- 便籤紙
用於臨時記錄任務和想法，可貼在顯眼的位置作為提醒。
2. 電子工具
- 手機應用程式
如滴答清單、番茄 todo、印象筆記等，具有便捷的提醒功能、分類管理和資料同步功能。
- 電腦軟體
如 microsoft outlook、Google calendar 等，能夠與辦公軟體整合，方便進行日程安排和郵件管理。
（三）番茄工作法
1. 原理
將工作時間劃分為固定的時間段（通常為 25 分鐘），稱為一個“番茄時間”，每個番茄時間之間休息 5 分鐘，連續完成 4 個番茄時間後進行較長時間的休息（如 15 - 30 分鐘）。
2. 實施步驟
- 選擇一項任務
在開始工作前，明確要完成的任務。
- 設定番茄鍾
使用手機或電腦上的番茄鍾應用，設定 25 分鐘的工作時間。
- 專注工作
在 25 分鐘內，專注於所選任務，不做任何與該任務無關的事情。
- 短暫休息
完成一個番茄鍾後，休息 5 分鐘，放鬆身心。
- 迴圈進行
完成 4 個番茄鍾後，進行較長時間的休息，然後繼續下一輪的番茄時間。
（四）四象限法則
1. 任務分類
- 第一象限：重要且緊急
這類任務具有時間緊迫性和重要性，需要立即處理，如即將到期的重要專案、緊急的客戶投訴等。
- 第二象限：重要不緊急
這類任務對個人和職業發展具有重要意義，但沒有時間上的緊迫性，如學習新技能、規劃職業發展、建立人際關係等。
- 第三象限：緊急不重要
這類任務通常是一些突發的、臨時性的事務，但對長期發展影響較小，如不重要的會議、臨時的檔案處理等。
- 第四象限：不重要不緊急
這類任務通常是一些瑣碎的、浪費時間的活動，如刷社交媒體、無意義的閒聊等。
2. 處理策略
- 優先處理第一象限任務
投入主要精力和時間，迅速解決，以避免造成嚴重後果。
- 有計劃地處理第二象限任務
為這類任務安排專門的時間，制定詳細的計劃，逐步推進。
- 授權或委託第三象限任務
對於緊急但不重要的任務，可以儘量授權給他人處理，或者在完成重要任務後再進行。
- 儘量減少第四象限任務
避免將時間浪費在不重要不緊急的事情上，嚴格控制此類活動的時間。
（五）批次處理
1. 相似任務集中處理
將性質相似的任務集中在一起進行處理，如一次性回覆多封郵件、集中處理檔案審批等，減少任務切換帶來的時間浪費。
2. 設定特定的批次處理時間
每天或每週安排專門的時間段用於批次處理任務，提高工作效率。
（六）學會拒絕
1. 對不合理的要求說“不”
當他人提出的請求與自己的工作目標和時間安排衝突時，要勇敢地拒絕，避免承擔過多的任務而導致時間緊張。
2. 拒絕的技巧
採用委婉但堅定的方式表達拒絕，說明自己的原因和困難，同時提供一些替代方案或建議。
五、時間管理在職業規劃不同階段的應用
