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朱由校接受任務，就開始緊張的籌備起來，時間緊任務重，必須快馬加鞭。
節目方面反而不擔心，朱由校與王承恩、王春夏、王秋冬、王冰清、王冰玉早已經排練了很多節目。
經過朱由校認真思考，決定搞一場別開生面的自助餐音樂酒會。
首先是場地，場地就選擇西苑瓊華島廣寒宮，時間定在下午三點。天氣好就在室外草坪，天氣不好就在室內。場地經過朱由校實地考察，不需要任何改造，直接佈置就行。
場地佈置交由曹化淳具體負責。
安排內官監定製一批桌椅，餐桌全部長條形，桌椅外套雪白餐布、椅套。會場裝飾以鮮花為主，室外場地就草坪，室內鋪設紅地毯。
其次是食材，這方面基本不用朱由校費心。朱由校只需要出具選單、酒水和自助餐的要求，尚膳監就能完成。
自助餐實際上就是將各種製作好的中餐、糕點、酒水擺在一起，讓客人根據個人喜好自行取用而已。自助餐籌備交由王承恩具體負責。
食材方面唯一需要花點精力的為生日蛋糕。
最早的蛋糕與麵包相似。
麵包的發明可以追溯到約公元前6000年，當時古埃及人最先掌握了製作發酵麵包的技術。隨後，麵包製作技術逐漸傳播到古希臘和古羅馬，其中古希臘人意外地發現了使用新鮮啤酒酵母發酵的麵包，而羅馬時代則出現了專職的麵包師和麵包文化。
隨著製作麵包技術的進步，蛋糕逐漸出現。古希臘和羅馬時期，烘焙技術開始傳播，蛋糕的製作加入砂糖，出現了芝士蛋糕等不同型別的蛋糕。
中世紀時期，蛋糕成為慶祝節日和宗教儀式中的重要食品。13世紀，英國人將蛋糕命名“cake”，蛋糕開始流行。
同治年間，西式糕點透過海路傳入中國。20世紀，蛋糕逐漸成為中國飲食文化中的常用點心之一。無論是生日、婚禮、還是日常聚會，蛋糕成為必不可少的一道美食。
古時的歐洲人相信，生日是靈魂最容易被惡魔入侵的日子，所以在生日當天，親朋齊聚並送蛋糕以帶來好運驅逐惡魔。最初只有國王才有資格擁有生日蛋糕。
蛋糕的主要原料為雞蛋、白糖、麵粉、植物油。以牛奶、果汁、奶粉、香粉、牛油、水為輔料。經過攪拌、調製、烘烤後製成。
奶油是從牛奶中提取的白色脂肪性半固體食品。奶油的製作方法是將牛奶加熱煮沸後冷卻，冷卻後擠出水份，就得到奶油。加熱時可根據喜好加入各種輔料。
奶油的歷史可追溯到三國時代，當時牛奶主要加工成奶油儲存，稱為牛酥。1935年，民族實業家吳百亨建立百好煉乳廠，首次試製奶油成功，標誌著中國奶油的生產和使用開始普及。
餐具方面使用鋁製頂級餐具以及精美的玻璃杯，提升酒會的檔次。參加宴會的每人送一套鋁製頂級餐廚用具，作為伴手禮。
酒會服裝方面，徵得萬曆皇帝同意後，參會的人員，男士作中裝，女士穿旗袍以及皮鞋、高跟鞋。服裝方面由王春夏、王秋冬帶著尚衣監、巾帽局的御用裁縫與參會人員對接量身定製。
萬曆皇帝的中裝為黃色套裝，紋飾方面參考借鑑袞龍袍，使用金線繡制12條五爪金龍，前身、後身各三，兩肩各一，下襬兩側各二。其餘的紋飾取消。
其它參會人員的中裝除了黃色，可任選任意色彩，但不得繡複雜的紋飾。中裝內搭配白色襯衣。
為了將酒會辦得出彩，每個環節朱由校都親自監督檢查。兵仗局、內官監、尚膳監、酒醋面局、尚衣監、巾帽局、內織染局、鐘鼓司都被朱由校跑了個遍。
兵仗局位於紫禁城西側，太液池玉河橋邊上，負責定製炭火燒烤、鐵板烤肉的廚具。內官監位於萬歲山北側，負責定製酒會桌椅、舞臺等木器。
尚衣監緊鄰內官監，負責定製萬曆皇帝的中裝。巾帽局緊鄰尚衣監，負責定製客人的服裝和千層底皮鞋。內織染局位於巾帽局東側，負責定製餐布、椅套。
鐘鼓司緊鄰內織染局，負責現場音樂。
朱由校在曹化淳、王承恩等人的陪同下，從慈慶宮出發，向南至東華門內，再向西，穿過會極門、歸極門，向西出西華門，走出紫禁城。順著太液池向北，就來到了兵仗局。
兵仗局負責太監惠進皋、王裕民、楊公春為王安的徒弟，王安失勢後，被貶南京守皇陵。幾人算是慈慶宮的人，早早的在此恭候朱由校的蒞臨。
惠進皋、王裕民、
