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不管是在生活還是職場中，我們常常都會遇到這樣的問題:位朋友或者同事突然開口，讓你幫個忙。問題在於，這個事情對你來說，已經有些超出個人的能力範圍。答應下來，自己忙上忙下，還不一定能夠圓滿完成;如果直接拒絕，面子上又實在抹不開，畢競大家都相熟已久了。此種情況應該怎麼說，才能既不得罪人，又能達到拒絕的目的呢?
有人會直接對他說:“不行，真的不行!”如果你真這麼說了，當然拒絕的目的是肯定達到了，但是你可能因此失去一位朋友，甚至還會影響到你在這個圈子的口碑。有人會推託說:“我能力不夠，其實某某更適合。”那你有沒有想過:當朋友或同事把你的這番話說給某某聽時，他會做何反應?有人會不好意思地說:“我真的忙不過來。”這個理由還算不錯，可是隻能用一次，第二次再用時，朋友或同事定會用疑惑的眼光來看你。
面那麼，到底應該怎樣說出那個重要的“不”字來呢?
1.不妨先傾聽一下，再說“不”
在工作中，往往每個人都會遇到這種情況，當你的朋友或同事向你提出要求時，他們心中通常也會有某些困擾或擔憂，擔心你會不會馬上拒絕，擔心你會不會給他臉色看。因此，在你決定拒絕之前，首先要注意傾聽他的訴說，最好的辦法是，請對方把自己的處境與需要，講得更明瞭一些，自己才知道如何幫他。接著向他表示你瞭解他的難處，若是你易地而處，也一定會如此。
“傾聽”能讓對方產生自己被尊重的感覺，在你婉轉地表明拒絕他人的立場時，也要避免傷害他，還要避免讓人覺得你只是在應付他。如果你的拒絕是因為自己有一定工作負荷或者壓力，傾聽可以讓你清楚地界定對方的要求是不是你份內的工作，而且是否在自己的能力範圍內。或許你仔細聽了他的請求後，會發現協助它有助於提升自己的工作能力與經驗。這時候，你在兼顧自己的工作原則下，犧牲一點自己的休閒時間來幫助對方，對自己的發展也是有幫助的。“傾聽”還有一個好處是，雖然你拒絕了他，但你可以針對他的情況，建議如何取得適當的支援。若是能提出更好的辦法或替代方案，對方一樣會感激你。甚至在你的指引下找到更適當的方法，這樣也會事半功倍。
2.溫和而又堅定地說“不”
當你仔細傾聽，明白朋友或同事的要求後，並認為自己確實無能為力，只能拒絕的時候，說“不”的態度即要溫和又要堅定。好比同樣是藥丸，外面是一-層糖衣的藥，就比較讓人容易人口。同樣，委婉表達拒絕，也比生硬地說“不”讓人更容易接受。
例如，當你的同事的要求不合公司或部門的有關規定時，你就要委婉地表達自己的工作許可權，並暗示他如果自己幫了這個忙，就超出了自己的工作範圍，違反了公司的有關規定。拿自己工作時間已經排滿而愛莫能助的前提下，要讓他清楚自己工作的先後順序，並暗示他如果幫他這個忙，就會耽誤自己的工作，會產生一些不必要的麻煩，也和公司的利益有衝突。
一般來說，同事聽你這麼說，一定會知難而退，而再去想其他辦法。
3.說明拒絕的理由
拒絕在某種意義上，其實就是一種辯論。別人會想盡辦法試圖說服你接受，而我們則必須利用各種理由“反擊“，向他說明自己不能接受的原因。如果我們要讓對方心服口服，就必須說出一個值得信服的理由。當然，選擇權在我們手上，即使沒有理由，我們也可以選擇拒絕對方;只是這樣的結果，會讓對方感到不悅，畢竟遭受毫無理由的拒絕，任誰都不會開心的。
4.不要過多地解釋
有些拒絕者為了撫慰對方“受傷的心靈”，往往在拒絕之後，說出一大堆安慰的話，或為自己的拒絕說出一連串冠冕堂皇的理由。其實，這些都是畫蛇添足，因為太多理由，反而讓別人覺得你是在藉故搪塞。因此，拒絕的理由只要說清楚就行了，不要解釋過度。在說“不”的過程中，除了技巧，更需要有發自內心的耐心與關懷。若只是隨隨便便地敷行了事，對方其實都看得到。這樣的話，有時更讓人覺得你是一個不誠懇的人，對你的人際關係傷害更大。總之，只要你真心地說“不”，對方也會了解你的苦衷，而且你也能成功地達到拒絕別人的目的。
