"A4紙"工作法

第1部分 (第2/4頁)

在根據市場機制變得越來越開放。

第三個變化是工作環境的變化。

隨著泡沫經濟的崩潰，論資排輩、終身僱傭制度開始瓦解，這之後，人們的工作環境也一直在發生變化。例如，同一個工作單位混雜著跳槽者、派遣職員、業務委託等各種各樣的人的情況已經不再稀奇了。

因此，過去的工作方法越來越不能發揮作用了。泡沫經濟崩毀之後，由於公司採取了抑制錄用人數的計劃，所以中堅職員會竭盡全力做好自己的工作。但對於教育新職員的工作，則會往後推遲，而且這樣的情況並不少見。此外，跳槽者常常會將上一個工作單位的工作方法帶進來，但派遣職員、業務委託職員等工作人員本身未掌握一定工作方法的情況也很多，這些就是如今的現狀。

在這三大變化中，會工作的人與不會工作的人之間的差距會越來越明顯。現在的上班族，需要掌握一種新的工作方法，即與自己的部門或公司範圍之外的人員一起，朝著相同的目標努力收集情報，進行判斷，然後實踐工作方法。

■為什麼一張A4紙就足夠了

據說，一般情況下，人類一次能夠把握和處理資訊的數量在七加減二之間。也就是說，雖然人與人之間有一定的差異，但是人在大體上看一眼的瞬間，能夠把握的數量最小為五，最大為九。這個數字也被稱為魔法數字。

舉個例子，假設桌子上放著幾枚硬幣。普通人在大體上看一眼的情況下，能夠確認的數量在七個左右。

如上所述，人的把握處理能力有一定的限度，因此，人類發明了十進法。所謂十進法，就是一位數能夠處理的數字以九為限，一旦超過九，就要進一位。也就是說，十進法是一種人類在考量自身的把握處理限度的基礎上制定出來的表記法。

而且，據說在經濟學上，一個上司能夠管理的屬下數量也在五人至六人之間。這個原則被稱為span　of　control原則（管理範圍原則），是經管學上的一個大原則。

如上所述，人類能夠處理的事情的數量是有限的。因此，在工作計劃中，即使短時間內一次灌輸10個以上的詳細內容，也都是徒勞，這樣只會讓自己的腦子變得混亂。當然，這樣一來，也就很難與一起工作的成員們共享工作內容。反過來說，要想使自己把握這個計劃，並與共事成員分享，書寫的內容不能超過一張A4紙。

■一張A4紙工作法為什麼有效

在一張A4紙工作法中，在開始工作之前，需要填寫表單。所有的表單都非常重視明確地列出〃目的（主要是工作）〃、基於此目的〃應該做的事〃，以及其〃期限〃這三個要素。因為只要明確了這三個要素，無論是在獨自進行的個人戰中，還是在與其他成員共同進行的集體戰中，你都能夠有效地開展工作。

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第4節：序（2）

例如，在開會的時候，目的不明確的會議只是在浪費時間。

如果某個會議的目的只是〃關於新產品〃這樣一個籠統不明確的議題，那麼各個與會人員可能會按照各自不同的認識進行討論。某個與會人員也許會針對〃是否匯入新產品〃發言，而其他與會人員也許會突然針對〃自己構思的新產品規格〃發言。另外一個與會人員則可能會針對〃匯入新產品後的銷售渠道和提成〃發言。

在這種情況下，人們是以不確定的推論或前提為基礎進行討論的，因此，人們的意見可能會迴圈往復，從而導致會議沒有進展。

而且，會議的目的不明確，就無法對發言是否跑題做出判斷，也就很難將話題拉回正軌。因此，即使會議持續的時間很長，也不會得出任何結論。

〃一張A4紙工作法〃為了避免出現這種情況，會事先明確會議的目的。這樣的話，就可以將會議方向設定得更具體一些，如〃關於是否投入新產品〃。這樣一來，與會人員就會參考現存產品的銷售額變遷、公司的市場份額，以及競爭企業的新產品投入情況，自然而然地開始討論是否應該匯入新產品。如上所述，一張A4紙工作法不僅具有提高自我工作效率的優點，還具有使整個工作單位實現效率化辦公的優點。

而且，在一張A4紙工作法中，人們開展工作的方法並不是自己瞭解所有情況，思考一下，然後就去實現目標，而是與一起工作的成員分享智慧和知識，並透過討論去實現目標。

因為如果能夠明確地設定好目標，再將擁有必要情報和許可權的人聚集起來，確定好應該做的事情，並進行