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遊戲1 對企業發展造成阻礙的預算管理

所謂預算管理,是以提升企業業績為目的的經營管理方法。長久以來,它已為全世界的企業所廣泛採用。預算管理由三大步驟構成:

步驟①設定經營目標

透過對商業環境的分析,對未來作出預測,並制定出成長目標。

步驟②預算編制

將成長目標數值化,並將目標分配到公司內部的各個部門。

步驟③預算與實績管理

弄清數值目標與實績之間的差距,並找出箇中原因。如有必要,還應制訂相應對策。

預算管理雖有“使職員的成本意識得到提升”的積極作用,也存在“妨礙職員制定出富有創造性的成長目標”這種不容忽視的消極作用。

究其原因,可歸結為如果制定出較高的成長目標,一旦不能達成,就得承擔無端被追究責任的風險。

而這意味著所謂的預算管理,往往是將可以輕鬆完成的目標編造出看似合理的理由,極力渲染成非常不容易達到的目標。

實際上,預算編制之所以需要長達幾個月的時間,並非由於對商業環境進行分析很困難,而是因為在現場與經營管理之間,進行數值目標調整的確存在一定的現實困難。

雖然存在不合理性,由於企業發展直接同人事評價掛鉤的經營者,與預算完成直接同人事評價掛鉤的中層管理者,兩者的利害關係存在差異性,因此,無論預算管理的目標數值做得多麼漂亮也是形同虛設。

事實上,這種錙銖必較的預算管理已成為阻礙企業發展的重要因素之一。

近年來,以在英國設立的團體超越預算圓桌會議(BBRT)為代表,決心從這種有害無益的預算管理中擺脫出來的企業,在世界範圍內日益增多,而目前在日本,這種錙銖必較的預算管理仍是主流。

然而,比預算管理更有效的經營管理方法尚未確立。並且,決定本公司預算編制方法的也並非經理的工作,而是經營者的職責。對於身為專業人士的經理來說,在遵從公司的政策方針時,還要對預算管理的根本性缺陷有清醒的認識。

在不太走極端的悲觀觀點看來,所謂數值管理,就是多列所需經費等支出,少計來自客戶的匯款等收入。

經營者在預算管理方面,也稱得上是輕車熟路了。他們不會讓那種悲觀的預算案輕而易舉地矇混過關。他們對與過去的記錄遙相呼應、真實反映出希望達成的成長率的目標數值的要求正變得越來越苛刻。對此,可利用其他部門的績效、競爭對手的資料等,來巧妙加以說明。

當然,對經營者所提出的預算案,也需要“給面子”。不過在可以預期的未來,肯定無法單純地按現在的思路進行預測了。

針對所有的數值目標,都應準備具有說服力的背景資料。低於上期的悲觀數值目標,應透過收集客觀的資料加以說明。所需經費(差旅費、宣傳費、培訓費等)與上期絲毫不差、銷售增長率無視季節的影響,全部設定為定值的預算案,通常會被經營層毫不客氣地予以否決。

因此,必須就為什麼會產生出這些數字的理由,對每個數字逐一進行闡述,而這會花費大量的時間。現實中,對究竟會去客戶那裡出差幾次作出準確的預測幾乎是不可能的。於是,有必要對最悲觀的情形作出假設,並按照這種思路來編制預算。

一旦數值目標確定,就必須100%地完成。

過猶不及。所謂預算,就是一種承諾。

一旦確定下來,預算事實上就變成了一種承諾。就算預算管理這種制度存在重大缺陷,但承諾終歸是承諾。任何人都沒有違反它的特權。

如果實績大幅偏離預算中的數值目標,則自己編制預算的能力會受到質疑,下次預算編制時,對經營層進行說服的困難度會增加。

而如果未完成預算,則是一個有可能被降職的非常嚴重的問題。這絕非危言聳聽。如果無論怎樣努力也無法完成預算,則應找出充足的理由,及時向包括上司在內的相關各方彙報。

出乎預料的銷售增長,從財務上說,多意味著短期性的資金流失。這對經營管理來說,有時並不一定是好事。

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